Jadwal Baru

4.1 Menu Jadwal
       Jadwal adalah pembagian waktu berdasarkan rencana pengaturan urutan kerja, daftar atau tabel kegiatan atau rencana kegiatan dengan pembagian waktu pelaksanaan yang terperinci. Dalam bab ini akan dibahas tentang cara penggunaan menu Jadwal yang terdapat dalam APS HRD System. Untuk membuat jadwal baru klik menu Jadwal>>Jadwal>>Jadwal Baru.


 
Setelah tampilan Jadwal Kerja [Baru] muncul, dapat dilihat ada tiga tab yaitu, tab Jam Kerja, Jam Istirahat, dan Lembur.


4.1.1 Jam Kerja
       Dapat dilihat pada tampilan Jam Kerja tersebut terdapat dua pilihan jam kerja yaitu, Non Flexible dan Flexible. Perbedaan Jam Kerja Flexible dan Jam Kerja Non Flexible, yaitu :
1. Jam Kerja Non Flexible digunakan untuk mengatur/menentukan jam masuk kerja dan jam pulang kerja yang fix/tidak berubah, misalnya masuk pukul 08:00 WIB, pulang pukul 17:00 WIB.
2. Jam Kerja Flexible digunakan untuk mengatur minimal dan maksimal lamanya waktu kerja dalam 1 (satu) hari di mana jam masuk ataupun pulang kerja tidak ditentukan. Contohnya: minimal kerja 5 jam perhari dan maksimal kerja 6 jam perhari di mana jam masuk dan jam keluarnya tidak ditentukan namun yang harus dipenuhi adalah jam kerjanya.
       Dapat dilihat pada gambar di bawah, jam kerja yang dipilih adalah Non Flexible, untuk “Jam Masuk” adalah pukul 08:00 WIB dan “Jam Pulang” adalah pukul 17:00 WIB, dengan “Toleransi Terlambat” 15 Menit. Jika seorang karyawan diberi jadwal kerja, masuk pukul 21:00 malam dan keluar pukul 05:00 pagi, agar jadwal kerja dapat berfungsi dengan baik, centang kolom “Jam Pulang Esok Hari” dan jangan lupa untuk mengatur “Jam Pemisah Hari”. “Jam Pemisah Hari” diisi ketika jadwal tersebut memiliki jam pulang di atas pukul 00:00 WIB atau pulang pada hari yang berbeda. Jam Pemisah Hari berfungsi agar sistem tetap membaca jadwal tersebut masih dalam jangkauan satu hari (24jam). Contoh: jika jam pulang pada suatu jadwal adalah pukul 05:00 WIB, kita dapat mengisi kolom Jam Pemisah Hari dengan pukul 06:00 WIB. Jadi, tanggal/hari akan berubah ketika melewati pukul 06:00 WIB. Default Jam Pemisah Hari adalah pukul 00:00 WIB. Jam akhir masuk tidak wajib diisi karena jika perusahaan menetapkan jam akhir masuk, maka karyawan yang melakukan check in di atas waktu jam akhir masuk akan diangap sebagai absen walaupun memiliki waktu break out, break in, dan check out yang sesuai.
       Terdapat dua pilihan sistem clock yang dapat digunakan yaitu “Sistem Clock Ikut Karyawan” dan “Sistem Clock Ikut Jadwal”. Jika yang dipilih adalah “Sistem Clock ikut Karyawan”, maka sistem clock yang berlaku adalah yang terdapat pada data karyawan, tetapi jika yang dipilih adalah ‘Sistem Clock Ikut Jadwal’, maka sistem clock yang diprioritaskan pertama kali adalah yang diatur di jadwal. 


4.1.2 Jam Istirahat
       Klik tab “Jam Istirahat”, untuk menentukan jam istirahatnya sesuai dengan aturan yang berlaku. Seperti tab Jam Kerja, Jam Istirahat juga terdapat dua pilihan yaitu, Flexibel dan Non Flexibel. Perbedaan Jam Istirahat Flexible dengan Non Flexible, yaitu:
1. Jam istirahat Non Flexible digunakan untuk jam istirahat yang telah ditentukan waktunya, misalnya jam keluar istirahat 12:00 WIB dan jam masuk 13:00 WIB di mana pada pukul 12:00 WIB ketika karyawan akan istirahat harus melakukan tindakan absensi, dan begitu juga pada jam selesai istirahat/jam masuk kerja kembali pukul 13:00 WIB.
2. Jam Istirahat Flexible adalah jam istirahat yang diberikan adalah selama satu jam (jam mulai istirahat tidak ditentukan pukul berapa, namun dibatasi hanya selama satu jam, juga diberlakukan absensi istirahat dan absensi masuk). 
 

 
       Perlu diperhatikan bahwa, jika perusahaan memberlakukan jam istirahat maka, “Punya Jam Istirahat” harus dicentang karena jika tidak maka, apapun yang sudah diatur di tab “Jam Istirahat” tidak akan berlaku. Ketika “Punya Jam Istirahat” dicentang, akan muncul satu pilihan lagi yaitu, “Jika tidak break hitung sebagai jam kerja”. Jika ini dicentang, maka ketika karyawan tidak melakukan break out ataupun break in, tidak akan dihitung sebagai lupa clock, melainkan akan masuk ke jam kerja.


4.1.3 Lembur
       Klik tab “Lembur” untuk menentukan jam lembur sesuai dengan aturan yang berlaku. Seperti tab Jam Kerja maupun tab Jam Istirahat, di tab Lembur juga terdapat dua pilihan, yaitu Kelipatan dan Non Kelipatan. Perbedaan lembur kelipatan dengan non kelipatan, yakni:
a. Kelipatan
1. Perhitungan Lembur datang. Misalnya “jam masuk” kerja adalah pukul 08:00 WIB, namun karyawan datang pukul 06:55 WIB, jika pada kolom “datang” diisi 60 menit maka “lembur datang” akan diproses dari menit ke 60 (pukul 07.55) setelah melakukan absen atau jika dibuat 30 menit maka, lembur akan diproses pada menit ke 30 (pukul 07.25), setelah absen dan lembur kembali dihitung pada menit ke 30 berikutnya. Jika “lembur datang” tidak diberlakukan, pada kolom yang disediakan isikan angka -1. 2. Perhitungan “Lembur Pulang”. Seperti perhitungan lembur datang namun, bedanya tidak perlu melakukan tindakan absen. Tindakan absen dibutuhkan pada waktu pulang misalnya, jam pulang adalah 17:00, tetapi karyawan belum melakukan tindakan absen pulang karena masih ada pekerjaan yang penting, jika“lembur pulang” diberlakukan 30 menit maka, setiap 30 menit dari pukul 17:00 akan dihitung lembur. Jika lembur pulang tidak digunakan, pada kolom isikan -1.

b. Non Kelipatan
1. “Lembur datang dihitung dari”: misalnya jam masuk 08:00 namun, salah seorang karyawan masuk pukul 06:58, jika pada kolom “Lembur Datang Dihitung dari” diisi 30 maka, lembur akan diberlakukan 30 menit setelah tindakan absen (07.28), akan tetapi tidak berlaku kelipatan 30 menit.
2. “Lembur Pulang dihitung dari”. Hampir sama penggunaanya dengan “Lembur datang Dihitung dari”.
3. Setelah pengaturannya selesai, klik “simpan”, jika ingin menambahkan jadwal baru klik “lanjut”.
4. Untuk menampilkan jadwal yang telah dibuat, klik Jadwal>>Jadwal>>Data Jadwal.
 

4.1.4 Jadwal Off / Kosong
       Menu ini memiliki fungsi seperti Hari Off, perbedaannya jika pada Jadwal Off/Kosong, setiap karyawan yang mendapat Jadwal tersebut maka, dianggap Off dan akan muncul di jadwal kehadiran. Misalnya, jika perusahaan sedang memiliki jadwal-jadwal tertentu yang mengharuskan pada jadwal tersebut untuk Off. Ada beberapa pilihan yang bisa diatur ketika Jadwal Off/Kosong dipilih, yaitu: a. Proses Sebagai Absen. Jika menu ini dicentang, maka pada kehadiran akan dianggap sebagai absen. Jika hanya ingin dianggap sebagai Jadwal Off saja, tidak perlu dicentang. b. Potong Jika pilihan ini dicentang, maka dua kolom berikutnya akan aktif dan kedua kolom tersebut wajib diisi. Kolom pertama berisi alasan pemotongan dan kolom kedua berisi jumlah hari yang akan dipotong.