Ketidakhadiran tanpa keterangan, atau sering disebut mangkir, merupakan permasalahan umum yang dihadapi oleh banyak perusahaan. Dampaknya tidak hanya mengganggu operasional perusahaan, tetapi juga dapat memengaruhi produktivitas dan moral kerja karyawan lainnya. Oleh karena itu, pemberlakuan sanksi, termasuk pemotongan gaji, sering kali menjadi solusi yang diterapkan. Namun, penerapan pemotongan gaji ini tidak bisa dilakukan secara sembarangan. Ada aturan dan pertimbangan hukum yang perlu diperhatikan agar tidak melanggar hak-hak pekerja.
Penting untuk memahami bahwa pemotongan gaji karyawan diatur oleh Undang-Undang Ketenagakerjaan dan peraturan turunannya. Secara umum, pemotongan gaji hanya diperbolehkan jika diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama (PKB). Artinya, perusahaan tidak bisa serta merta memotong gaji karyawan hanya karena karyawan tersebut tidak masuk kerja tanpa keterangan. Harus ada dasar hukum yang jelas dan disepakati sebelumnya.
Dasar Hukum Pemotongan Gaji
Landasan hukum utama yang mengatur pemotongan gaji adalah Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. Pasal 55 ayat (2) menyebutkan bahwa pemotongan upah hanya dapat dilakukan berdasarkan perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama. Ini berarti, perusahaan wajib mencantumkan aturan mengenai pemotongan gaji karena ketidakhadiran tanpa keterangan dalam salah satu dokumen tersebut. Jika tidak ada aturan yang jelas, maka pemotongan gaji dianggap tidak sah dan dapat menimbulkan sengketa hukum.
Selain itu, perlu diperhatikan pula Peraturan Pemerintah Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan. Peraturan ini memberikan pedoman lebih rinci mengenai komponen upah dan hal-hal yang dapat menjadi dasar pemotongan upah. Meskipun tidak secara eksplisit menyebutkan ketidakhadiran tanpa keterangan, PP ini menekankan pentingnya kesepakatan dan transparansi dalam setiap pemotongan upah.
Aturan Internal Perusahaan
Perusahaan memiliki kewenangan untuk menyusun aturan internal yang mengatur tata tertib dan disiplin kerja, termasuk sanksi bagi pelanggaran. Aturan ini biasanya dituangkan dalam peraturan perusahaan (PP) atau perjanjian kerja bersama (PKB). Dalam aturan tersebut, perusahaan dapat menetapkan sanksi berupa pemotongan gaji bagi karyawan yang tidak masuk kerja tanpa keterangan.
Namun, perlu diingat bahwa aturan internal perusahaan tidak boleh bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi. Misalnya, perusahaan tidak bisa memotong gaji karyawan melebihi batasan yang ditetapkan oleh undang-undang. Selain itu, perusahaan juga harus memastikan bahwa aturan tersebut disosialisasikan dengan baik kepada seluruh karyawan agar tidak ada kesalahpahaman di kemudian hari.
Prosedur Pemotongan Gaji
Prosedur pemotongan gaji karena ketidakhadiran tanpa keterangan juga harus jelas dan transparan. Berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan:
-
Pemberitahuan: Karyawan yang tidak masuk kerja tanpa keterangan harus diberikan pemberitahuan atau peringatan terlebih dahulu. Tujuannya adalah untuk memberikan kesempatan kepada karyawan untuk memberikan penjelasan mengenai ketidakhadirannya.
-
Investigasi: Perusahaan perlu melakukan investigasi untuk memastikan bahwa ketidakhadiran tersebut benar-benar tanpa alasan yang sah. Jika karyawan memiliki alasan yang dapat diterima, seperti sakit atau keadaan darurat, maka pemotongan gaji sebaiknya tidak dilakukan.
-
Dokumentasi: Setiap pemotongan gaji harus didokumentasikan dengan baik, termasuk alasan pemotongan, jumlah pemotongan, dan bukti-bukti pendukung lainnya. Dokumentasi ini penting sebagai bukti jika terjadi sengketa di kemudian hari.
-
Komunikasi: Karyawan harus diberikan informasi yang jelas mengenai alasan dan jumlah pemotongan gaji. Perusahaan juga harus memberikan kesempatan kepada karyawan untuk mengajukan keberatan jika merasa pemotongan tersebut tidak adil.
Alternatif Sanksi Selain Pemotongan Gaji
Selain pemotongan gaji, perusahaan juga dapat menerapkan sanksi lain bagi karyawan yang tidak masuk kerja tanpa keterangan. Beberapa alternatif sanksi yang dapat dipertimbangkan antara lain:
- Teguran lisan atau tertulis: Teguran dapat diberikan sebagai peringatan awal kepada karyawan yang melakukan pelanggaran.
- Surat peringatan: Surat peringatan diberikan jika karyawan melakukan pelanggaran berulang atau pelanggaran yang lebih serius.
- Penundaan kenaikan gaji: Kenaikan gaji karyawan dapat ditunda sebagai bentuk hukuman atas pelanggaran yang dilakukan.
- Skorsing: Karyawan dapat diskorsing atau diberhentikan sementara dari pekerjaan tanpa menerima gaji.
- Pemutusan hubungan kerja (PHK): PHK dapat dilakukan jika karyawan melakukan pelanggaran berat atau pelanggaran berulang yang merugikan perusahaan.
Pentingnya Sistem Absensi yang Efektif
Untuk menghindari permasalahan ketidakhadiran tanpa keterangan, perusahaan perlu memiliki sistem absensi yang efektif. Sistem absensi yang baik dapat membantu perusahaan untuk memantau kehadiran karyawan secara akurat dan mendeteksi potensi masalah sejak dini. Dengan adanya data kehadiran yang akurat, perusahaan dapat mengambil tindakan yang tepat untuk mengatasi masalah ketidakhadiran dan meningkatkan disiplin kerja karyawan. Implementasi sistem kehadiran terintegrasi dengan aplikasi gaji terbaik dapat membantu mengotomatiskan proses penggajian dan meminimalkan kesalahan.
Konsultasi dengan Ahli Hukum
Dalam menerapkan aturan pemotongan gaji karena ketidakhadiran tanpa keterangan, perusahaan sebaiknya berkonsultasi dengan ahli hukum atau konsultan sumber daya manusia (SDM). Hal ini penting untuk memastikan bahwa aturan yang diterapkan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan tidak melanggar hak-hak pekerja. Software house terbaik dapat memberikan solusi teknologi untuk membantu pengelolaan SDM yang lebih efisien.
Dengan memahami aturan dan prosedur yang berlaku, perusahaan dapat menerapkan pemotongan gaji karena ketidakhadiran tanpa keterangan secara adil dan transparan. Hal ini akan membantu menciptakan lingkungan kerja yang disiplin dan produktif, serta meminimalisir potensi sengketa hukum di kemudian hari.
