Potongan gaji merupakan aspek krusial dalam pengelolaan sumber daya manusia (SDM) yang memerlukan pemahaman mendalam dari para praktisi HR. Regulasi yang jelas serta praktik yang transparan dan adil adalah fondasi utama untuk memastikan kepatuhan hukum, menjaga moral karyawan, dan memelihara hubungan kerja yang harmonis.
Table of Contents
Landasan Hukum Potongan Gaji di Indonesia
Dasar hukum yang mengatur potongan gaji di Indonesia tersebar dalam berbagai peraturan perundang-undangan. Undang-Undang Ketenagakerjaan Nomor 13 Tahun 2003 menjadi payung hukum utama yang mengatur hak dan kewajiban pekerja dan pengusaha, termasuk ketentuan mengenai upah. Lebih lanjut, Peraturan Pemerintah Nomor 78 Tahun 2015 tentang Pengupahan menjabarkan mekanisme perhitungan dan pembayaran upah, termasuk di dalamnya ketentuan mengenai potongan-potongan yang diperbolehkan.
Secara umum, potongan gaji hanya diperbolehkan untuk hal-hal yang telah diatur dalam peraturan perundang-undangan atau yang telah disepakati secara tertulis antara pengusaha dan pekerja. Beberapa contoh potongan yang lazim ditemukan antara lain:
- Pajak Penghasilan (PPh 21): Merupakan kewajiban pajak yang harus dibayarkan oleh setiap pekerja sesuai dengan ketentuan perpajakan yang berlaku.
- Iuran Jaminan Sosial (BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan): Merupakan kontribusi wajib yang dibayarkan oleh pekerja dan pengusaha untuk program jaminan kesehatan, jaminan kecelakaan kerja, jaminan kematian, dan jaminan hari tua.
- Potongan karena Utang: Potongan ini diperbolehkan jika terdapat perjanjian tertulis antara pekerja dan perusahaan mengenai pemberian pinjaman atau utang. Besaran potongan pun harus disepakati dan tidak boleh melebihi batas yang wajar.
- Denda: Denda dapat dikenakan kepada pekerja jika terbukti melakukan pelanggaran disiplin kerja, namun harus diatur secara jelas dalam perjanjian kerja atau peraturan perusahaan.
- Potongan Lain yang Disepakati: Potongan lain dapat dilakukan jika ada kesepakatan tertulis antara pekerja dan pengusaha, misalnya untuk pembayaran iuran koperasi karyawan, sumbangan sosial, atau pembayaran premi asuransi swasta.
Praktik Potongan Gaji yang Harus Diperhatikan HR
Selain memahami regulasi, HR juga perlu memperhatikan praktik-praktik yang baik dalam melakukan potongan gaji. Berikut beberapa hal penting yang perlu diperhatikan:
- Transparansi: Informasikan secara jelas dan rinci mengenai setiap potongan gaji yang dilakukan kepada karyawan. Jelaskan dasar hukum atau perjanjian yang mendasari potongan tersebut. Gunakan slip gaji yang mudah dipahami dan mencantumkan rincian potongan secara detail.
- Konsistensi: Terapkan kebijakan potongan gaji secara konsisten kepada seluruh karyawan yang memenuhi kriteria. Hindari praktik diskriminasi atau perlakuan yang tidak adil.
- Dokumentasi: Simpan seluruh dokumen yang berkaitan dengan potongan gaji, termasuk perjanjian kerja, peraturan perusahaan, surat pernyataan, dan bukti pembayaran. Dokumentasi yang lengkap akan membantu perusahaan dalam menghadapi audit atau sengketa hukum.
- Kesepakatan Tertulis: Pastikan setiap potongan gaji yang tidak diatur secara eksplisit dalam peraturan perundang-undangan didasari oleh kesepakatan tertulis antara pekerja dan pengusaha. Hal ini penting untuk menghindari potensi perselisihan di kemudian hari.
- Kepatuhan Hukum: Pastikan seluruh praktik potongan gaji yang dilakukan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Lakukan pembaruan secara berkala terhadap kebijakan dan prosedur perusahaan untuk menyesuaikan dengan perubahan regulasi.
- Penggunaan Sistem yang Tepat: Dalam era digital ini, penggunaan aplikasi gaji terbaik sangat membantu HR dalam mengelola penggajian karyawan secara efektif dan efisien. Sistem penggajian yang terintegrasi dapat meminimalisir kesalahan perhitungan, memastikan kepatuhan terhadap regulasi, dan menyediakan laporan yang akurat dan komprehensif. Temukan aplikasi gaji terbaik di ProgramGaji.
Peran Teknologi dalam Pengelolaan Potongan Gaji
Peran teknologi semakin krusial dalam pengelolaan SDM, termasuk dalam hal pengelolaan potongan gaji. Implementasi sistem HRIS (Human Resource Information System) atau sistem penggajian terintegrasi dapat membantu perusahaan mengotomatisasi proses penggajian, menghitung potongan gaji secara akurat, dan menghasilkan laporan yang komprehensif.
Memilih software house terbaik untuk mengembangkan atau mengimplementasikan sistem HRIS yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan adalah investasi yang strategis. Dengan dukungan dari software house terbaik seperti Phisoft, perusahaan dapat memiliki sistem yang terintegrasi, fleksibel, dan mudah digunakan.
Dengan memahami regulasi dan menerapkan praktik yang baik, HR dapat mengelola potongan gaji secara efektif dan efisien, menciptakan lingkungan kerja yang adil dan transparan, serta meminimalisir potensi perselisihan dengan karyawan. Hal ini akan berkontribusi pada peningkatan produktivitas dan kinerja perusahaan secara keseluruhan.
