Apakah HRIS dan HRM Sama? Coba Lihat Perbandingan Ini!

Ketika berbicara tentang HRIS dan HRM, Banyak orang mengira dua hal ini sama. Padahal keduanya punya fungsi dan pendekatan yang berbeda dalam dunia manajemen SDM.

Jika Anda masih bingung apakah HRIS dan HRM sama atau tidak, artikel ini akan membantu Anda memahami perbedaannya secara jelas.

Yuk, simak perbandingannya agar Anda bisa memilih solusi terbaik untuk kebutuhan HR di perusahaan Anda!

Definisi HRIS dan HRM Secara Umum

HRM (Human Resource Management) adalah suatu pendekatan strategis dalam mengelola sumber daya manusia agar mampu memberikan nilai tambah bagi organisasi.

HRM mencakup perencanaan tenaga kerja, rekrutmen, pengembangan karyawan, manajemen kinerja, hingga pemutusan hubungan kerja.

Fungsinya tidak hanya administratif, tetapi juga bersifat strategis dan berorientasi jangka panjang.

HRM bekerja berdasarkan prinsip bahwa karyawan adalah aset penting perusahaan, sehingga pengelolaannya harus dilakukan secara profesional dan terstruktur. Pendekatan HRM berfokus pada:

• Perumusan kebijakan SDM yang selaras dengan tujuan bisnis

• Peningkatan kualitas dan produktivitas kerja

• Pengembangan kompetensi dan karier karyawan

• Membangun budaya kerja yang sehat dan kolaboratif

Di sisi lain, HRIS (Human Resource Information System) adalah sistem berbasis teknologi informasi yang dirancang untuk menyimpan, mengelola, dan mengotomatisasi berbagai proses administrasi HR.

HRIS merupakan alat bantu yang membantu tim HR dalam menyederhanakan proses manual seperti pencatatan data, pelaporan, hingga pengelolaan dokumen karyawan.

Modul umum dalam HRIS mencakup:

• Manajemen data karyawan (employee database)

• Penggajian (payroll)

• Kehadiran dan absensi (attendance)

• Pengajuan cuti dan lembur

• Penilaian kinerja (performance management)

• Pelaporan HR (reporting & analytics)

Kesimpulan, HRM adalah pendekatan manajemen yang fokus pada strategi dan pengembangan SDM. Sedangkan HRIS adalah alat digital yang membantu mendukung pelaksanaan fungsi-fungsi HRM secara lebih efisien.

Fungsi HRM dan HRIS dalam Konteks Nyata

Memahami teori saja tidak cukup. Yang lebih penting adalah melihat bagaimana HRM dan HRIS bekerja dalam praktik.

Ketika sebuah perusahaan mulai bertumbuh dan menghadapi tantangan pengelolaan karyawan, keduanya akan menunjukkan fungsi nyatanya.

Agar lebih mudah dipahami, mari kita lihat bagaimana peran HRM dan HRIS jika diterapkan di dunia kerja sehari-hari:

1. Fungsi HRM dalam Praktik

• Strategi Rekrutmen dan Seleksi : HRM bertanggung jawab untuk merancang proses rekrutmen yang efisien dan objektif. HRM juga menentukan metode wawancara, kriteria penilaian, dan pengalaman kandidat yang sesuai.

• Pengembangan Organisasi : HRM menyusun program pelatihan dan pengembangan (training & development). HRIM akan membuat jalur karier dan merancang sistem promosi berdasarkan kompetensi.

• Manajemen Kinerja : Menyusun Key Performance Indicator (KPI) dan menilai kinerja berbasis target. Ini juga memberikan feedback dan menyusun program perbaikan kinerja.

• Hubungan Industrial dan Kesejahteraan : HRM menangani hubungan kerja, mediasi konflik, hingga perencanaan kesejahteraan.

Kelola HRM dengan HRIS Terbaik Kami, Klik Disini!

2. Fungsi HRIS dalam Praktik

• Pengelolaan Data Karyawan : HRIS dapat menyimpan seluruh informasi karyawan secara terpusat, akurat, dan mudah diakses.

• Automasi Proses Penggajian : HRIS juga dapat menghitung gaji, tunjangan, pajak, dan BPJS secara otomatis.

• Manajemen Kehadiran dan Cuti : Sistem mencatat absensi secara real-time dalam HRIS memungkinkan karyawan mengajukan cuti secara online, serta menghasilkan laporan kehadiran dengan cepat.

• Pelaporan dan Analitik SDM : HRIS juga Menyediakan dasbor dan laporan untuk mendukung pengambilan keputusan berdasarkan data (data-driven decision making).

3. Perbandingan Tabel HRM dan HRIS

Agar tidak semakin bingung untuk membedakan HRM dan HRIS, berikut ada beberapa poin perbedaan yang dapat Anda pahami dengan cepat:

Tidak semua perusahaan langsung memerlukan HRM dan HRIS sekaligus. Kebutuhan akan keduanya tergantung pada tahap pertumbuhan perusahaan, jumlah karyawan, serta kompleksitas proses bisnisnya.

Dengan memahami momentum yang tepat, perusahaan dapat mengambil keputusan strategis dan menentukan kapan harus membangun struktur HRM, kapan mulai mengadopsi sistem HRIS.

Berikut beberapa kondisi dimana perusahaan butuh HRM dan HRIS:

1. Perusahaan Kecil / Startup

• Umumnya masih mengandalkan proses manual.

• Fokus pada pembangunan struktur organisasi dan budaya kerja.

• HRM diperlukan untuk merancang kebijakan dasar SDM.

• HRIS belum terlalu mendesak, namun bisa mulai diadopsi jika administrasi mulai rumit.

2. Perusahaan Menengah

• Jumlah karyawan semakin bertambah, proses administrasi mulai menyita waktu.

• HRM dibutuhkan untuk pengembangan karier dan retensi karyawan.

• HRIS mulai dibutuhkan untuk mengelola cuti, absensi, dan gaji secara digital.

3. Perusahaan Besar

• Pengelolaan karyawan menjadi sangat kompleks.

• HRM berperan dalam perencanaan SDM jangka panjang dan strategi organisasi.

• HRIS menjadi kebutuhan mutlak untuk mendukung efisiensi, akurasi, dan integrasi data antar-departemen.

Penting dicatat : HRIS bukan pengganti HRM, melainkan pelengkap untuk mempermudah pelaksanaan strategi HRM yang lebih besar dan sistematis.

Apakah HRIS Bisa Gantikan HRM Sepenuhnya?

Banyak pemilik bisnis yang mengira bahwa dengan membeli sistem HRIS, mereka sudah menyelesaikan seluruh kebutuhan pengelolaan SDM. Padahal, kenyataannya tidak sesederhana itu.

HRIS adalah alat bantu otomatisasi, bukan pengambil keputusan. Sistem ini akan bekerja optimal jika ada strategi dan kebijakan HRM yang jelas.

Berikut adalah kondisi penggunaan HRIS jika tanpa HRM yang kuat:

• Modul penilaian kinerja di HRIS bisa tidak relevan karena indikatornya tidak sesuai dengan strategi perusahaan.

• Sistem penggajian bisa tidak adil jika tidak ada kebijakan internal yang mengatur skema kompensasi secara strategis.

• Data yang dikumpulkan HRIS bisa salah dimaknai atau tidak dimanfaatkan karena tidak ada analisis strategis dari tim HR.

Oleh karena itu, HRM tetap menjadi inti manajemen SDM, sementara HRIS bertugas untuk mendukung efektivitasnya.