Saat ini, implementasi sistem HRIS bukan lagi sekadar pilihan, melainkan kebutuhan strategis bagi perusahaan yang ingin tumbuh lebih cepat dan efisien.
Namun, memulai implementasi sistem HRIS bisa terasa rumit tanpa panduan yang tepat. Anda wajib memahami setiap tahapan yang mendukung bentuk penggunaan HRIS ini di masa depan.
Jika Anda masih bingung, Artikel mungkin bisa membantu Anda memahami langkah-langkah praktis agar prosesnya berjalan lancar.
Siap meningkatkan efisiensi kerja tim HR Anda? Mari kita mulai sekarang!
Table of Contents
Kenapa Harus Mulai Implementasi Sistem HRIS?
Tahukah Anda, bahwa sampai saat ini masih banyak perusahaan yang menjalankan proses HRD secara manual dan tersebar di berbagai sistem.
Padahal, dunia kerja modern dan sudah digital akan menuntut kecepatan, efisiensi, dan akurasi dalam pengelolaan SDM.
Inilah kenapa implementasi sistem HRIS menjawab tantangan tersebut dengan menawarkan digitalisasi menyeluruh yang siap membawa perubahan nyata.
Beberapa alasan strategis mengapa perusahaan perlu segera berinvestasi dalam sistem HRIS:
1. Pengelolaan Data yang Lebih Baik
Data karyawan yang sebelumnya tersebar di berbagai file spreadsheet kini dapat dipusatkan dalam satu sistem yang aman dan mudah diakses oleh pihak yang berwenang.
2. Otomatisasi Proses Manual
Proses seperti absensi, pengajuan cuti, perhitungan lembur, hingga payroll dapat dilakukan secara otomatis. Ini mengurangi beban administratif dan meminimalkan risiko kesalahan input.
3. Peningkatan Produktivitas Tim HR
Dengan proses yang otomatis, tim HR dapat fokus pada tugas strategis seperti pengembangan karyawan, perencanaan tenaga kerja, hingga pelatihan.
4. Keputusan yang Lebih Cepat dan Tepat
HRIS biasanya memiliki fitur dashboard dan pelaporan yang memungkinkan manajemen mendapatkan insight berbasis data untuk mendukung pengambilan keputusan.
5. Kepatuhan Terhadap Regulasi
Fitur HRIS memungkinkan dokumentasi dan pelacakan yang lebih baik terhadap pajak, BPJS, dan ketentuan ketenagakerjaan lainnya sesuai dengan peraturan pemerintah.
Daftar Pra-Implementasi Sistem HRIS Terpenting
Sama seperti membangun rumah, fondasi implementasi HRIS perlu direncanakan dan dipersiapkan secara menyeluruh.
Banyak proyek digitalisasi gagal bukan karena sistemnya buruk, tetapi karena kurangnya persiapan internal sebelum implementasi dimulai.
Berikut adalah daftar elemen penting yang harus diperhatikan sebelum memulai proses implementasi:
1. Audit Kebutuhan Internal
Evaluasi proses SDM yang paling membutuhkan digitalisasi. Identifikasi area mana yang paling menguras waktu dan sering terjadi kesalahan, seperti manajemen absensi, penggajian, atau evaluasi kinerja.
2. Evaluasi Kesiapan Organisasi
Pastikan bahwa perusahaan memiliki infrastruktur teknologi dasar, seperti jaringan internet yang stabil dan perangkat komputer yang memadai, serta budaya kerja yang terbuka terhadap perubahan.
3. Kumpulkan dan Bersihkan Data
Sebelum sistem digunakan, data karyawan perlu dikumpulkan dan dirapikan. Ini termasuk data personal, riwayat pekerjaan, gaji, absensi, cuti, kontrak, dan dokumen legal lainnya.
4. Menentukan Tujuan dan KPI
Tentukan tujuan implementasi secara jelas. Apakah untuk mengurangi waktu proses payroll? Meningkatkan akurasi laporan kehadiran? Tujuan ini akan menjadi acuan dalam konfigurasi sistem dan evaluasi nantinya.
5. Pilih Vendor HRIS yang Tepat
Lakukan perbandingan vendor berdasarkan fitur, skalabilitas, pengalaman, dukungan after-sales, serta testimoni dari klien lain. Lakukan demo untuk memahami user interface dan kemudahan penggunaan.
6. Siapkan Tim Proyek Internal
Bentuk tim khusus yang akan bertanggung jawab untuk mengawal proses implementasi. Tim ini akan menjadi penghubung antara vendor dan organisasi, serta bertugas memonitor progres dan menyelesaikan hambatan.
Langkah-Langkah Implementasi Sistem HRIS
Setelah semua persiapan matang, perusahaan siap untuk masuk ke tahap implementasi sistem HRIS secara menyeluruh.
Namun perlu diingat, keberhasilan sistem tidak hanya terletak pada fitur teknologi, tetapi pada bagaimana tahapan implementasi dijalankan secara konsisten dan kolaboratif.
Berikut ini adalah langkah-langkah utama dalam proses implementasi sistem HRIS:
1. Kick-Off Meeting dan Perencanaan
Pertemuan awal antara vendor dan tim internal untuk menyamakan ekspektasi, menyusun timeline implementasi, serta menetapkan ruang lingkup proyek.
Semua pihak yang terlibat harus memahami tujuan dan peran masing-masing.
2. Pengumpulan dan Migrasi Data
Data dari sistem lama (jika ada) atau data manual dikumpulkan, diperiksa, dibersihkan, dan dimigrasikan ke dalam sistem HRIS.
Tahap ini sangat krusial karena kualitas data akan memengaruhi akurasi output sistem.
3. Konfigurasi dan Penyesuaian Sistem
Vendor akan mengatur sistem berdasarkan kebutuhan spesifik perusahaan, seperti struktur organisasi, jam kerja, kebijakan cuti, metode penggajian, dan jenis tunjangan.
4. Uji Coba Sistem (Testing)
Sebelum digunakan secara resmi, sistem diuji dengan data nyata untuk memastikan semua fungsi berjalan dengan baik.
Masukan dari tim pengguna sangat penting pada tahap ini untuk melakukan perbaikan awal.
5. Pelatihan dan Onboarding Pengguna
Berikan pelatihan kepada HR, manajer lini, dan seluruh karyawan agar mereka memahami cara menggunakan sistem. Sediakan panduan dan dokumentasi untuk mengantisipasi pertanyaan umum.
6. Go Live dan Monitoring
Sistem resmi digunakan dalam operasional harian. Dalam beberapa minggu pertama, penting untuk melakukan pemantauan intensif terhadap performa sistem dan menangani keluhan atau kendala secara cepat.
7. Evaluasi dan Penyempurnaan
Lakukan evaluasi pasca-implementasi setelah 1–3 bulan untuk menilai apakah sistem berjalan sesuai tujuan awal. Lakukan penyempurnaan berdasarkan umpan balik dari pengguna.
Tim yang Wajib Masuk Dalam Implementasi HRIS
Implementasi HRIS bukan hanya tanggung jawab tim HR saja. Proyek ini bersifat lintas departemen dan melibatkan banyak pihak.
Sehingga akhirnya, kerja sama dan pembagian peran menjadi kunci utama suksesnya transformasi digital ini.
Berikut struktur tim ideal yang perlu dibentuk untuk menjalankan implementasi sistem HRIS secara efektif:
1. Divisi HR / HRD
Sebagai pemilik proses, tim HR menjadi pengguna utama dan bertanggung jawab terhadap kesesuaian sistem dengan kebutuhan operasional SDM.
2. Tim IT
Bertugas memastikan integrasi sistem berjalan lancar, menjaga keamanan data, serta menyediakan dukungan teknis jika terjadi kendala.
3. Departemen Keuangan / Payroll
Terlibat untuk menyinkronkan pengaturan sistem penggajian, pemotongan pajak, tunjangan, dan pelaporan keuangan agar sesuai dengan sistem akuntansi perusahaan.
4. Manajemen Senior / Direksi
Mendukung dari sisi kebijakan, penganggaran, serta menjadi sponsor proyek agar mendapat legitimasi dan dukungan menyeluruh.
5. Perwakilan Karyawan
Kehadiran perwakilan dari pengguna akhir (karyawan) penting untuk memastikan sistem dapat digunakan secara praktis dan intuitif. Feedback dari mereka akan memperkaya proses perbaikan.
