Proses menentukan biaya HRIS merupakan tahap paling krusial dan penting untuk dipahami oleh setiap HRD di perusahaan.
Penentuan budget dan keuntungan yang akan diperoleh pada sebuah HRIS merupakan faktor yang cukup rumit untuk disesuaikan.
Maka dari itu, HRD harus memahami beberapa tahap penentuan biaya HRIS yang tepat untuk digunakan pada sebuah perusahaan.
Apa saja tahap-tahap tersebut? Simak penjelasan lengkapnya berikut ini!
Table of Contents
Tahap Awal Dalam Menentukan Biaya HRIS
Penentuan biaya HRIS tahap awal, biasanya dimulai sejak HRD mulai melihat permasalahan dalam mengelola SDM secara manual.
Ketika HRD sudah tidak sanggup dalam mengelola SDM perusahaan, maka HRD sudah mulai mencari informasi seputar aplikasi HRIS yang bisa membantu mereka.
Pada tahap awal ini, HRD harus memperhatikan beberapa aspek khusus dalam melihat permasalahan dan solusi yang ditawarkan HRIS.
Berikut adalah tahap awal dalam menentukan biaya HRIS terbaik!
1. Identifikasi Kebutuhan Bisnis Perusahaan
Tahap pertama yang bisa menjadi tahap awal menentukan biaya HRIS adalah tahap menyatukan kebutuhan bisnis perusahaan dan teknologi pada fitur HRIS.
Setiap perusahaan pasti memiliki arah dan tujuan bisnis yang berbeda-beda, dimana hal tersebut akhirnya harus menjadi patokan HRD dalam mengelola SDMnya.
Jika perusahaan membutuhkan karyawan yang banyak dalam berkerja, maka sistem HRIS yang digunakan juga harus mampu mengelola setiap karyawan tersebut.
HRD harus tau fitur seperti apa yang dibutuhkan oleh setiap aspek SDM di perusahaan, agar kualitas kerjanya tetap terjaga dan berkualitas.
2. Kenali Aspek Permasalahan Utama HRD
Tahap selanjutnya dalam menentukan biaya HRIS adalah melihat permasalahan kerja HRD di perusahaan.
HRD harus tau terlebih dahulu puncak permasalahan yang menghambat mereka berkerja berada di aspek apa dan alasannya.
Jika sudah memahami hambatan kerjanya, maka selanjutnya HRD harus melihat dampak hambatan tersebut yang terjadi pada kinerja perusahaan.
Apabila hambatan tersebut menghasilkan tingkat produktifitas menjadi berkurang, maka HRD wajib mulai memilih HRIS terbaik untuk perusahaan.
3. Pelajari Teknologi Dasar Dalam HRIS
Ketika ingin memilih teknologi pembantu, maka setiap orang harus memahami terlebih dahulu dasar-dasar dari fungsi teknologi tersebut.
Begitu juga dengan pemilihan HRIS, seorang HRD harus memahami fungsi dari fitur yang disediakan pada aplikasi HRIS sebelum akhirnya mulai memanfaat teknologi tersebut.
Pemahaman terhadap fungsi teknologi dasar ini akan membantu HRD dalam menentukan sistem HRIS yang tepat untuk perusahaan.
Dengan memahami teknologi ini, HRD juga akan lebih mampu untuk menilai apakah aplikasi HRIS yang ada sudah sesuai dengan kebutuhan dari permasalahan mereka.
4. Cari Vendor Aplikasi HRIS Terbaik
Tahap awal dalam menetukan biaya HRIS akan berakhir setelah HRD menentukan vendor aplikasi HRIS yang ingin diajak berkerjasama kedepannya.
Tahap ini merupakan tahap dimana HRD sudah tau apa yang dibutuhkan perusahaan, dan sudah bisa memilih vendor-vendor terbaik bagi mereka.
Pada tahap ini, proses seleksi mulai dilakukan untuk menetapkan sistem HRIS terbaik untuk perusahaan.
Tahap ini juga menjadi tahap dimana HRD akan lebih banyak menghabiskan waktu untuk bertemu dengan para vendor untuk mengenali sistem HRIS yang ditawarkan mereka.
Tahap Perbandingan Dalam Menentukan Biaya HRIS
Setelah melewati tahap awal yang penuh dengan pertimbangan dan perencanaan dalam memilih aplikasi HRIS.
Maka di tahap perbandingan ini, para HRD akan menghadapi langsung para vendor yang sudah dipilih untuk menentukan biaya HRIS terbaik.
Terdapat beberapa tahap yang harus dijalani HRD saat proses perbandingan ini, berikut adalah tahap-tahap tersebut!
1. Pahami Sistem Kelola Aplikasi
Tahap pertama dalam proses perbandingan HRIS adalah tahap dimana HRD mencoba untuk memahami sistem kelola aplikasi.
Pada tahap ini, para vendor aplikasi akan menjelaskan dengan lengkap sistem pengelolaan aplikasi HRIS secara langsung.
Setelah memahami sistem kelolanya, HRD harus menentukan aplikasi mana yang bisa memberikan perubahan positif untuk perusahaan.
2. Pilih Jenis HRIS yang Diperlukan
Setelah vendor menjelaskan beberapa bentuk fitur yang ada pada aplikasinya, maka HRD harus mulai memilih jenis HRIS yang dibutuhkan mereka.
Pemilihan jenis HRIS ini bisa disesuaikan dengan sistem integrasi yang disediakan oleh vendor pada aplikasi mereka.
Tahap ini akan menjadi tahap dimana HRD sudah semakin ketat dalam menentukan aplikasi HRIS dengan biaya yang sesuai dengan budget perusahaan.
3. Tentukan Anggaran HRIS
Jika sudah memilih jenis HRIS yang tepat, maka sudah saatnya para HRD menentukan jumlah biaya yang pas untuk sebuah HRIS.
Penentuan anggaran biaya HRIS ini akan mengikuti jumlah dana yang mampu disalurkan perusahaan.
Pada tahap ini, HRD harus mampu menyesuaikan biaya HRIS dengan jumlah anggaran yang ditetapkan oleh perusahaan.
4. Kenali Profil Vendor Aplikasi
Mengenali profil dari sertiap vendor yang terpilih juga bisa menjadi bahan perbandingan saat menentukan HRIS terbaik.
Pilihlah vendor dengan jejak digital yang baik, atau coba lihat perusahaan yang sudah berkerjasama dengan mereka sebelumnya.
Perjalanan karir, branding, serta kasus yang mungkin pernah dialami vendor, juga bisa menjadi bahan pertimbangan HRD untuk memilih aplikas HRIS terbaik.
Tahap Pemilihan Biaya HRIS Terbaik Untuk Perusahaan
Tahap pemilihan ini merupakan tahap terakhir dalam menentukan biaya HRIS yang tepat untuk perusahaan.
Pada tahap ini, HRD harus memastikan semua hal yang menyangkut biaya dan operasional sudah sesuai dengan perencanaan perusahaan.
Dalam memastikan hal tersebut, terdapat beberapa tahap yang harus dilewati. Berikut adalah tahap-tahap yang harus diperhatikan saat memilih HRIS!
1. Evaluasi Semua Biaya Tambahan
Tahap pertama yang harus diperhatikan saat memilih HRIS adalah memastikan bahwa biaya yang dibayar sudah mencakupi semua fitur atau sistem pengelolaan pada aplikasi.
Beberapa aplikasi digital sering kali memiliki jenis Pro/VIP untuk beberapa fitur yang mungkin memiliki biaya tambahan untuk penggunaannya.
HRD harus memastikan bahwa aplikasi yang mereka bayar sudah lengkap dengan semua fitur agar tidak memperoleh kerugian kedepannya.
2. Pastikan Sistem Demo yang Tepat
Jika sudah memilih aplikasi HRIS yang dirasa tepat, langkah selanjutnya adalah menentukan bentuk pelatihan untuk semua karyawan.
HRD harus memastikan bahwa vendor aplikasi HRIS memberikan masa demo yang cukup untuk pembelajaran seputar aplikasi tersebut.
Kegiatan demo ini merupakan kewajiban yang harus disediakan vendor aplikasi. Oleh karena itu, HRD juga wajib mengikuti semua rangkaian demo dengan tepat.
3. Ketahui Batasan Pemeliharaan HRIS
Setiap vendor akan memberikan pemeriharaan aplikasi dengan tingkatan yang berbeda-beda.
Setelah memilih aplikasi HRIS dengan biaya yang sesuai, para HRD juga harus tau sistematika pemeliharaan aplikasi yang disediakan oleh para vendor.
HRD sebaiknya memilih aplikasi HRIS dengan sistem cloud yang menawarkan bentuk pemeliharaan yang lebih intens di setiap saat.
Contohnya seperti OnTime Payroll yang sudah menyediakan sistem cloud dalam pengelolaan semua bentuk fitur dalam aplikasinya.
