Fitur pelacakan dalam absensi online merupakan salah fitur yang menjadi sumber data penting untuk pengelolaan kehadiran karyawan.
Absensi online yang berfungsi sebagai alat bantu pencatatan kehadiran dengan sistem digital sangat membutuhkan fitur pelacakan ini dalam aplikasinya.
Berdasarkan fungsinya, teknologi yang ada dalam fitur pelacakan ini akan memberikan informasi seputar posisi karyawan saat proses absensi berlangsung.
Fitur ini akan membantu perusahaan dalam memperoleh informasi yang lebih lengkap seputar kehadiran karyawan mereka di tempat kerja.
Terdapat 3 tahap penting yang harus dimiliki absensi online ketika proses pelacakan kehadiran berlangsung.
Berikut adalah penjelasan seputar 3 tahap penting dalam proses pelacakan absensi online, serta manfaatnya untuk perusahaan.
Table of Contents
3 Tahap Penting Dalam Pelacakan Absensi Online
Sistem pelacakan absensi online telah menjadi alat vital bagi banyak organisasi untuk mengelola kehadiran karyawan dengan cara yang lebih efisien dan efektif.
Untuk memastikan implementasi dan pengelolaan sistem pelacakan absensi online berjalan lancar, ada tiga tahap penting yang harus diperhatikan perusahaan.
Tiga tahap tersebut yaitu tahap penerimaan data kehadiran, pemeriksaaan informasi kehadiran, dan pengelolaan data kehadiran.
Ayo simak penjelasan lengkap seputar tiga tahap penting saat pelacakan absensi online berikut ini!
1. Tahap Penerimaan Data Kehadiran
Tahap penerimaan data ini menjadi penting dalam pelacakan absensi online karena segala bentuk pencatatan kehadiran akan dimulai pada tahap ini.
Fitur pelacakan kehadiran dalam absensi online, pada dasarnya akan memberikan informasi seputar data lokasi kehadiran dari semua karyawan.
Data lokasi ini sering kali menjadi bukti nyata bahwa karyawan telah hadir ke lokasi kerja sesuai dengan aturan yang berlaku di perusahaan.
Penerimaan data lokasi tersebut akan terdeteksi dengan lengkap akibat bantuan dari teknologi geolocation dalam sistem absensi online.
Teknologi geolocation ini akan menghubungkan aplikasi absensi dengan GPS area yang sudah tervalidasi aman dan sesuai dengan posisi real time.
Maka dari itu, perusahaan harus memastikan bahwa absensi online mereka sudah mendukung teknologi geolocation agar data lokasi absensi terjamin aman.
2. Tahap Pemeriksaan Informasi Kehadiran
Setelah karyawan melakukan absensi dan data keahdirannya dilacak oleh teknologi geolocation.
Maka tahap selanjutnya yang akan terjadi adalah tahap pemeriksaan informasi kehadiran dengan bantuan teknologi biometric scanning.
Pada tahap ini, semua bentuk kehadiran yang dilakukan akan di scan dan dipastikan bahwa karyawan yang melakukan absensi sesuai dengan data yang ada di database.
Teknologi biometric scanning akan memanfaatkan ciri-ciri biologis dari setiap karyawan sebagai bahan untuk memvalidasi kehadiran.
Data yang dijadikan patokan pada teknologi biometrik ini bisa berasal dari scan wajah, sidik jari, suara, atau lain sebagainya.
Apabila semua informasi yang diberikan sesuai dengan karakter karyawan, maka pencatatan kehadiran tersebut akan diterima dalam sistem absensi online.
3. Tahap Pengelolaan Data Kehadiran
Jika sudah tervalidasi hadir dalam proses pelacakan karakter menggunakan teknologi biometric scanning.
Maka tahap pelacakan terakhir yang juga akan sangat penting dalam absensi online adalah tahap pengelolaan data kehadiran.
Pada tahap pengelolaan ini, absensi online akan memanfaatkan teknologi API sebagai alat integrasi dengan sistem lainnya seperti HRIS atau payroll.
Bentuk pelacakan yang dilakukan pada tahap ini adalah memastikan bahwa semua data kehadiran digunakan dengan benar untuk kebutuhan pekerjaan lainnya.
Semua pekerjaan yang membutuhkan data kehadiran seperti penilaian kinerja, penggajian, hingga administrasi lainnya, akan dilacak dan diatur agar sesuai dengan aturan melalui sistem integrasi dari teknologi API.
Manfaat Fitur Pelacakan Dalam Absensi Online
Dalam era digital saat ini, manajemen waktu dan kehadiran karyawan menjadi salah satu aspek krusial dalam operasional perusahaan.
Fitur pelacakan absensi online telah menjadi solusi yang sangat berharga untuk perusahaan dalam mengelola absensi karyawan.
Berikut adalah beberapa manfaat utama dari penerapan fitur pelacakan absensi online bagi perusahaan!
1. Memberikan Data Kehadiran Lebih Lengkap
Penggunaan fitur pelacakan dalam absensi online akan menjamin kelengkapan data kehadiran dengan lebih sempurna.
Jika sebelumnya proses pendataan kehadiran hanya akan menampilkan waktu absensi dari seorang karyawan.
Dengan fitur pelacakan ini, setiap proses absensi akan memberikan informasi yang lengkap mulai dari posisi karyawan, hingga identitas pribadi untuk validasi data kehadirannya.
2. Mengatasi Kecurangan Dalam Absensi
Proses pelacakan identitas yang dilakukan dengan teknologi biomatric scanning akan menunjukkan identitas biologis dari setiap karyawan.
Hal ini akan membuat semua karyawan harus melakukan absensi secara personal agar diverifikasi hadir oleh mesin absensi online.
Kondisi tersebut akan berfungsi baik untuk menghindari kecurangan dalam proses absensi, sehingga kasus kehadiran palsu tidak akan ada lagi di lingkungan kerja.
3. Menghemat Waktu dan Tenaga Karyawan
Penggunaan absensi online ini juga akan menghemat waktu dan tenaga karyawan dalam menjalani kegiatan sehari-hari.
Hal ini karena semua fitur dalam absensi online sudah bisa diakses melalui aplikasi mobile di ponsel masing-masing karyawan.
Sekarang, karyawan sudah tidak perlu lagi menunggu lama untuk kegiatan absensi kerja sehari-hari.
Karyawan hanya membutuhkan satu aplikasi absensi untuk mencatat semua kehadiran mereka saat berkerja.
4. Meningkatkan Kepatuhan Dalam Aturan
Fitur pelacak dalam absensi online juga bisa membantu perusahaan untuk membangun kebiasaan baik dalam mematuhi aturan masuk kerja.
Teknologi pengatur waktu dalam absensi online akan mencatat secara otomatis cepat ataupun lambat dari kehadiran karyawan saat berkerja.
Pencatatan kehadiran ini tidak akan bisa diubah dan akan langsung masuk ke dalam data kehadiran harian.
Akibat dari teknologi ini, para karyawan akhirnya akan lebih terlatih untuk selalu tepat waktu saat bekerja sehari-hari.
Aplikasi Dengan Fitur Pelacakan Absensi Terbaik
Jika ingin mencari aplikasi dengan fitur pelacakan absensi terbaik, maka OnTime Payroll akan menjadi salah satu rekomendasi dari sekian banyak aplikasi lainnya.
Penggunaan fitur pelacakan dalam aplikasi OnTime Payroll sudah mendukung semua teknologi pembantu dengan pembaruan akses paling terbaru.
OnTime Payroll merupakan aplikasi HRIS yang menghadirkan fitur absensi online dengan tingkat integritas terbaik dalam pengelolaan kehadiran karyawan.
Perusahaan sudah bisa memanfaatkan data kehadiran untuk berbagai kegiatan lainnya seperti penggajian, pengelolaan cuti, pengaturan jadwal kerja, atau bahkan penilaian kinerja sekalipun.
Sudah saatnya HRD merasakan kemudahan dalam mengelola SDM perusahaan dengan hanya menggunakan satu aplikasi pembantu bernama OnTime Payroll.
