Di era digital seperti sekarang, sudah saatnya HRD memahami bagaimana HRIS software payroll bekerja dalam menyederhanakan proses penggajian yang rumit.
Semakin maju dunia kerja, mengelola penggajian karyawan bukan lagi soal hitung-hitungan manual. Tapi sudah berubah menjadi sistem otomatis.
Dengan sistem otomatis ini, HRIS software payroll bekerja layaknya asisten cerdas yang siap membantu setiap akhir bulan.
Penasaran bagaimana cara kerjanya dan mengapa HRD harus mulai mempertimbangkannya? Simak penjelasan lengkapnya dan temukan jawabannya di bawah ini!
Table of Contents
Apa Itu Teknologi HRIS Software Payroll
Sebelum memahami cara kerjanya, penting bagi kita untuk mengenali terlebih dahulu apa sebenarnya HRIS payroll itu.
Teknologi ini bukan sekadar alat bantu menghitung gaji, tapi bagian dari transformasi digital yang mengubah cara HRD bekerja secara keseluruhan.
HRIS (Human Resource Information System) adalah sistem digital yang digunakan untuk menyimpan, mengelola, dan menganalisis data karyawan dalam satu platform yang terintegrasi.
Di dalam HRIS, terdapat berbagai modul, dan salah satu yang paling vital adalah payroll software. HRIS Payroll ini tentu memilih beberapa fungsi dan tujuan utama. Modul payroll pada HRIS dirancang untuk:
-
Menghitung gaji secara otomatis berdasarkan data kehadiran, lembur, dan tunjangan.
-
Menyesuaikan perhitungan dengan regulasi perpajakan dan BPJS terkini.
-
Mengelola potongan seperti pinjaman karyawan, cuti tidak dibayar, dan lain-lain.
-
Menerbitkan slip gaji dalam format digital.
-
Melakukan transfer gaji massal (bulk transfer) secara aman.
Dengan kata lain, Sofware HRIS payroll bekerja dengan menghilangkan proses manual yang berisiko tinggi terhadap kesalahan, sekaligus mempercepat proses administratif HR.
Alur Cara Kerja HRIS Payroll Software
Bayangkan jika Anda tidak lagi perlu mengecek spreadsheet, menyalin data absensi, dan menghitung PPh 21 secara manual.
Semua pekerjaan tersebut bisa dilakukan hanya dalam beberapa klik dengan bantuan HRIS. Tapi bagaimana langkah-langkahnya?
Agar Anda bisa benar-benar memahami cara kerja HRIS software payroll, berikut alur lengkapnya. Mulai dari input data hingga penggajian final:
Langkah 1: Input & Integrasi Data Karyawan
Data yang digunakan untuk menghitung payroll biasanya meliputi:
-
Gaji pokok & tunjangan tetap
-
Jadwal kerja dan jam kehadiran
-
Lembur, bonus, insentif
-
Potongan (kasbon, BPJS, pajak)
-
Data rekening bank
Sistem HRIS akan mengambil dan menyinkronkan data ini secara otomatis dari modul internal yang sudah saling terhubung.
Langkah 2: Proses Perhitungan Gaji Otomatis
Berikutnya, sistem akan memproses data untuk menghitung:
-
Take-home pay (gaji bersih)
-
Potongan PPh 21, BPJS Kesehatan & Ketenagakerjaan
-
Perhitungan lembur sesuai Peraturan Menteri Tenaga Kerja
-
Bonus insentif sesuai KPI atau performa
Semua dilakukan secara otomatis, berdasarkan formula dan parameter yang dapat disesuaikan perusahaan. Anda tidak perlu lagi membuka rumus-rumus Excel yang rumit!
Langkah 3: Validasi & Persetujuan
Setelah dihitung, hasil payroll akan masuk ke tahap review dan approval, biasanya oleh HR Manager atau atasan langsung. Anda bisa:
-
Mengecek rincian gaji per karyawan
-
Menganalisis budget total payroll bulan tersebut
-
Melihat rekam jejak penggajian sebelumnya
Langkah 4: Transfer Gaji Otomatis ke Rekening Karyawan
Dengan satu klik, sistem akan melakukan bulk transfer ke rekening masing-masing karyawan. HR tidak perlu lagi login ke e-banking satu per satu.
Beberapa HRIS modern juga telah terintegrasi dengan API perbankan sehingga proses ini sepenuhnya otomatis dan tercatat dengan rapi.
Langkah 5: Penerbitan Slip Gaji & Laporan Payroll
Setelah gaji ditransfer, software HRIS payroll akan dianggap sukses jika:
-
Karyawan bisa menerima e-slip gaji melalui email atau aplikasi.
-
Sistem sudah secara otomatis membuat laporan payroll, pajak, dan potongan lainnya untuk keperluan audit atau pelaporan ke instansi seperti pajak dan BPJS.
Apa yang Membuat HRIS Payroll Unggul?
Saat ini ada banyak perusahaan yang tidak menggunakan teknologi HRIS karena bingung akan perubahan yang diberikan sistem ini.
Lalu, apa yang sebenarnya membedakan software HRIS payroll dengan proses secara manual?
Agar tidak bingung lagi, berikut beberapa alasan kenapa HRIS payroll jauh lebih unggul dibandingkan proses penggajian konvensional:
1. Akurasi & Kepatuhan Hukum
-
Perhitungan otomatis mengurangi human error
-
Memastikan sesuai regulasi terbaru (PPh 21, BPJS, UMP/UMK)
-
Dukungan audit trail untuk transparansi
2. Efisiensi Waktu & Tenaga
-
Payroll selesai dalam hitungan jam, bukan hari
-
Proses persetujuan lebih cepat dan transparan
-
Beban kerja administratif HR berkurang drastis
3. Keamanan & Privasi Data
-
Sistem menggunakan enkripsi data end-to-end
-
Akses dibatasi berdasarkan peran dan otorisasi
-
Data tersimpan di cloud dengan sertifikasi ISO 27001
4. Integrasi yang Fleksibel
-
Bisa terhubung dengan modul keuangan, absensi, hingga pajak
-
Mendukung ekspor data ke software akuntansi (seperti Jurnal, Accurate)
5. Insight HR melalui Data
-
Anda bisa melihat tren gaji, kenaikan, dan total biaya SDM
-
Membantu dalam perencanaan anggaran dan strategi HR ke depan
Pertanyaan yang Sering Diajukan untuk Software HRIS
Banyak HRD maupun pemilik bisnis yang masih ragu-ragu untuk beralih karena kurang memahami bagaimana sistem ini berjalan, keamanannya, hingga biayanya.
Oleh karena itu, Setiap inovasi baru HRIS pasti memunculkan berbagai pertanyaan menarik. Berikut beberapa pertanyaan yang sering muncul dari praktisi HRD saat ingin mengadopsi sistem HRIS payroll:
Apa perbedaan HRIS Payroll dan aplikasi gaji biasa?
HRIS bukan hanya menghitung gaji, tapi juga mengelola seluruh siklus data SDM secara menyeluruh. Ini mencakup absensi, pajak, hingga performa, dalam satu sistem terpadu.
Apakah bisa disesuaikan dengan aturan upah daerah?
Iya. Beberapa software HRIS modern sudah memiliki fitur penyesuaian UMP/UMK otomatis sesuai lokasi kerja karyawan.
Berapa biaya implementasi HRIS Payroll?
Biayanya tergantung pada jumlah karyawan, fitur yang dibutuhkan, dan skala perusahaan. Beberapa penyedia lokal bahkan menawarkan model berlangganan bulanan yang fleksibel.
Bagaimana dengan proses migrasi dari sistem lama?
Penyedia HRIS biasanya akan membantu proses migrasi data, pelatihan tim HR, dan konfigurasi sistem sesuai SOP perusahaan Anda.
Bagaimana jika terjadi kendala teknis?
Penyedia HRIS profesional biasanya memiliki tim support dan SLA (Service Level Agreement) yang siap membantu kapan pun dibutuhkan.
