Saat ini, penggunaan absensi digital sudah semakin banyak digunakan oleh berbagai jenis perusahaan di dalam industri kerja.
Namun, pernahkah Anda bertanya tentang kenapa harus absensi digital? Apakah penggunaannya memberikan dampak yang cukup signifikan dalam bisnis perusahaan?
Jika Anda masih mempertanyakan alasan perusahaan mulai beralih ke sistem absensi digital. Maka artikel ini akan membantu Anda untuk menemukan jawabannya.
Berikut adalah penjelasan lengkap kenapa absensi digital menjadi salah satu teknologi yang sering digunakan oleh perusahaan saat ini!
Table of Contents
Kenapa Perusahaan Harus Menggunakan Absensi Digital?
Agar mempersingkat penjelasan, kita akan langsung membahas alasan kenapa harus menggunakan abensi digital ini dalam produktivitas perusahaan.
Kenapa sistem absensi digital menjadi penting dalam sebuah perusahaan? Singkatnya, karena perusahaan butuh perkembangan teknologi digital.
Jika sebelumnya perusahaan selalu mengoptimalkan teknologi digital dalam hal pekerjaan teknisi dan praktik, seperti bagian IT, marketing, atau lain sebagainya.
Namun, semakin berkembangnya dunia digital, pekerjaan administrasi dan human capital juga membutuhkan peningkatan dalam hal efektivitasnya.
Katakanlah dalam hal laporan kinerja dan pencatatan kehadiran karyawan, karena kita sedang membahas absensi digital.
Proses pembuatan laporan dan pencatatan kehadiran tentu tidak akan menjadi efektif apabila dilakukan secara manual.
Industri kerja saat ini telah semakin cepat, setiap proses pengerjaannya bahkan dihitung dalam waktu yang singkat.
Mempertahankan sistem manual dalam pekerjaan, sama saja seperti menolak perkembangan dunia kerja yang terus terjadi di luaran saja.
Faktor percepatan inilah yang menyebabkan sistem digital seperti absensi dan teknologi digital lainnya semakin marak diterapkan pada sebuah perusahaan!
Manfaat Penggunaan Absensi Digital di Perusahaan
Setelah membaca penjelasan diatas, mungkin Anda ingin tau manfaat seperti apa yang diberikan absensi digital sehingga membuatnya menjadi penting di perusahaan.
Meskipun penjelasan dari manfaat absensi digital sudah sering kita jelaskan dalam artikel lainnya. Namun, kita akan mengurutkan kembali di dalam artikel ini.
Berikut adalah beberapa manfaat penggunaan absensi digital pada sebuah perusahaan!
1. Akurasi Data Absensi yang Lebih Tinggi
Apakah Anda pernah menghadapi data absensi yang tidak sinkron atau bahkan hilang? Kondisi ini pasti akan membuat kepala HRD panas dalam seketika.
Dengan absensi digital, masalah seperti ini bisa diatasi dengan sangat cepat. Sistem ini memungkinkan pencatatan kehadiran secara otomatis dan real-time.
Teknologi di dalamnnya akan menghilangkan kesalahan manusia (human error) dan manipulasi data.
HRD tidak perlu lagi melakukan verifikasi manual yang memakan waktu, karena setiap data tersimpan secara aman dan dapat diakses kapan saja.
2. Efisiensi Administrasi Dalam Penggajian
Bayangkan jika tim HRD harus menghitung kehadiran dan keterlambatan secara manual setiap bulan. Kegiatan ini bukan hanya membuang waktu, tetapi juga meningkatkan risiko kesalahan.
Absensi digital mempermudah proses administrasi dengan integrasi langsung ke perangkat lunak HRIS (Human Resource Information System).
Perhitungan gaji menjadi lebih akurat, cepat, dan transparan, sehingga HRD dapat lebih mudah menyelesaikan pekerjaan lainnya yang juga sama penting untuk perusahaan.
3. Mencegah Kecurangan dalam Kehadiran
Titip absen atau manipulasi jam masuk dan keluar bisa menjadi tantangan besar bagi produktivitas perusahaan.
Namun, dengan absensi digital berbasis biometrik atau GPS, praktik kecurangan ini bisa diminimalkan dengan sangat cepat.
Teknologi ini membuat karyawan hanya dapat mencatat kehadiran mereka jika benar-benar berada di lokasi kerja. Sistem biometrik mengharuskan mereka untuk melalui verifikasi wajah dan sidik jari.
Dengan sistem yang lebih aman ini, perusahaan dapat menjaga integritas data kehadiran dengan lebih baik.
4. Fleksibilitas untuk Model Kerja Hybrid
Tren kerja hybrid dan remote semakin populer di dunia kerja, tetapi bagaimana cara memastikan kehadiran karyawan yang tidak selalu berada di kantor?
Absensi digital berbasis cloud atau mobile memungkinkan karyawan mencatat kehadiran dari mana saja dengan tetap mempertahankan akurasi.
HRD pun bisa dengan mudah memantau kehadiran karyawan melalui dashboard, Sehingga memastikan produktivitas tidak akan sesulit seperti dulu lagi.
5. Menjaga Kepatuhan Regulasi Ketenagakerjaan
Setiap perusahaan wajib memastikan bahwa pencatatan kehadiran karyawan sesuai dengan regulasi ketenagakerjaan yang berlaku.
Dengan absensi digital, perusahaan dapat dengan mudah menyediakan data absensi jika diperlukan dalam audit atau pemeriksaan oleh pihak berwenang.
Kepatuhan terhadap aturan ini bukan hanya menghindari sanksi hukum, tetapi juga menciptakan sistem kerja yang lebih transparan dan profesional.
Pihak yang Mempengaruhi Absensi Digital Dalam Perusahaan
Penerapan sebuah absensi digital tentu tidak akan berjalan lancar jika pihak penting di dalamnya tidak bisa mengelola dengan baik.
Pihak ini bisa berasal dari internal dan eksternal perusahaan, mereka merupakan orang yang terjun langsung dalam proses implementasi atau bentuk pengelolaannya.
Berikut adalah contoh dari beberapa pihak yang mempengaruhi penggunaan absensi digital di perusahaan!
1. Tim HRD
Pihak pertama yang paling penting dalam proses implementasi absensi digital adalah tim HRD di perusahaan.
Teknologi absensi ini pada dasarnya akan dikelola oleh pihak HRD, segala bentuk efektivitasnya akan menjadi tanggung jawab HRD.
Oleh karena itu, memastikan bahwa pihak HRD bisa beradaptasi dengan sistem baru adalah hal penting yang harus diperhatikan perusahaan dan pihak vendor aplikasi.
2. Karyawan Perusahaan
Pengelolaan absensi digital tidak akan berjalan apabila pihak karyawan tidak menggunakan sistem ini dengan benar.
Secara kasarnya, karyawan yang tidak mengerti cara kerja absensi digital, akan menjadi beban baru dalam proses implementasinya.
Maka dari itu, pihak HRD atau manajemen perusahaan harus membangun pelatihan bersama dalam memahami berbagai bentuk fitur yang ada dalam aplikasi absensi ini.
3. Vendor Aplikasi
Jika dua pihak sebelumnya berasal dari internal perusahaan, maka faktor penting terakhir ini berasal dari eksternal perusahaan.
Vendor aplikasi ini merupakan pihak pemiliki aplikasi absensi digital yang akan bertanggung jawab dalam proses implementasi secara menyeluruh.
Pastikan pihak vendor ini memberikan informasi yang jelas dan selalu terhubung dengan perusahaan. Cek kembali benefit apa yang mereka berikan sebelum setuju dalam penggunaan aplikasinya.
