Bagi para HRD, memahami pengertian dari sistem payroll merupakan hal penting yang harus diketahui di luar kepala mereka.
Hal ini karena setiap HRD pasti akan ikut berkontribusi besar dalam pengelolaan payroll bagi semua karyawan.
Jika kamu sedang mempelajari lebih dalam seputar sistem payroll, maka kamu masuk ke dalam artikel yang tepat!
Karena di dalam artikel ini, kita akan membahas lebih jelas tentang pengertian sistem payroll yang dilakukan oleh para HRD.
Ayo simak penjelasan lengkapnya, dan terapkan dalam pekerjaanmu kedepannya!
Table of Contents
Pengertian Sistem Payroll Secara Umum
Sistem payroll adalah sebuah metode yang digunakan oleh perusahaan untuk mengelola proses penggajian karyawan yang berkerja di dalamnya.
Dengan sistem payroll yang tepat, perusahaan dapat mengurangi risiko kesalahan manual dan meningkatkan efisiensi dalam mengelola administrasi keuangan karyawan.
Sistem payroll dapat berbentuk manual (menggunakan spreadsheet) atau otomatis (menggunakan software khusus).
Menurut informasi dalam artikel Bank Cimb Niaga, penentuan bentuk sistem payroll ini merupakan hal penting dalam mengoptimalkan penggajian.
Oleh karena itu, banyak perusahaan beralih ke sistem payroll berbasis teknologi karena lebih praktis, akurat, dan menghemat waktu banyak.
Software payroll modern bahkan sudah dilengkapi dengan berbagai fitur tambahan seperti otomatisasi pajak, pengelolaan tunjangan, integrasi dengan bank, dan analisis penggajian berbasis data.
Cara Kerja Sistem Payroll Dalam Bisnis
Memahami pengertian sistem payroll tentu tidak akan cukup jika belum mengetahui cara kerjanya secara menyeluruh.
Berdasarkan kondisi umum perusahaan, terdapat beberapa langkah yang akan dilakukan HRD ketika mengelola sistem payroll.
Berikut adalah cara kerja dari setiap langkah mengatur sitem payroll di perusahaan!
1. Pengumpulan Data Karyawan
Sebelum penggajian dilakukan, HRD harus mengumpulkan informasi penting yang menyangkut kontrak kerja karyawan.
Data informasi ini bisa berupa gaji pokok, tunjangan, potongan pajak, atau bahkan laporan kehadiran kerja dari setiap karyawannya.
Sistem payroll modern biasanya akan lebih mudah mengelola data ini karena sudah terintegrasi dengan sistem HRIS, sehingga mempermudah perhitungan gaji berdasarkan kehadiran atau kinerja lainnya.
Selain itu, sistem payroll juga harus bisa mencatat riwayat keuangan karyawan, termasuk perubahan gaji, promosi, atau tambahan bonus yang diberikan oleh perusahaan.
Dengan begitu, data keuangan karyawan selalu terdokumentasi dengan baik.
2. Perhitungan Gaji dan Potongan
Setelah data dikumpulkan, sistem payroll akan menghitung gaji karyawan berdasarkan jam kerja, tunjangan, bonus, serta potongan yang berlaku di perusahaan.
Dalam sistem payroll otomatis, proses ini dilakukan secara real-time dan sesuai dengan regulasi yang berlaku, sehingga meminimalkan kemungkinan kesalahan perhitungan.
Perusahaan juga dapat menyesuaikan kebijakan gaji dengan berbagai skema penggajain, Contohnya seperti gaji tetap, gaji berbasis komisi, atau bahkan gaji berdasarkan hasil kerja.
Dengan sistem payroll yang canggih, perusahaan dapat lebih mudah mengatur skema penggajian sesuai kebutuhan bisnis.
3. Pembuatan Slip Gaji
Setelah perhitungan selesai, sistem payroll akan menghasilkan slip gaji yang berisi rincian pendapatan dan potongan.
Slip gaji ini dapat diberikan dalam bentuk fisik maupun digital kepada karyawan. Informasi di dalamnya akan memberikan pemahaman kepada karyawan tentang proses pengelolaan gaji mereka.
Agar prosesnya menjadi efektif, beberapa sistem payroll digital sering kali memungkinkan karyawan untuk mengakses slip gaji mereka secara mandiri melalui aplikasi gaji.
Tindakan ini secara tidak langsung akan memberikan transparansi gaji untuk semua karyawan yang berkerja di perusahaan.
4. Transfer Gaji ke Rekening Karyawan
Sistem payroll yang terintegrasi dengan perbankan memungkinkan perusahaan melakukan transfer gaji secara otomatis ke rekening karyawan.
Beberapa software payroll juga mendukung multi-bank transfer, yang memungkinkan perusahaan mengirim gaji ke berbagai rekening bank yang berbeda tanpa hambatan.
Namun, meskipun hal ini dianggap mempermudah proses penggajian, tetap selalu pastikan bahwa sistem payroll sudah legal dalam perizinan dan hak aksesnya.
Proses integrasi bersama bank juga harus dilakukan sesuai aturan yang berlaku. Dan jika tidak bisa, maka proses perhitungan gaji otomatis sudah lebih dari cukup bagi para HRD.
5. Pelaporan dan Kepatuhan Pajak
Salah satu keunggulan sistem payroll adalah kemampuannya dalam membantu perusahaan memenuhi kewajiban perpajakan.
Sistem ini akan secara otomatis menghitung pajak penghasilan karyawan dan membuat laporan yang dibutuhkan untuk disampaikan ke otoritas pajak.
Dengan begitu, perusahaan dapat memastikan kepatuhan terhadap peraturan perpajakan tanpa perlu melakukan perhitungan pajak secara manual.
Perusahaan juga akan lebih aman dari tunggakan pajak yang menyebabkan pelanggaran hukum. Bisnis perusahaan juga akan semakin bersih dari berbagai jenis perpajakan!
Realita Penggunaan Sistem Payroll di Perusahaan
Meskipun sistem payroll menawarkan banyak manfaat, namun realita di lapangan menunjukkan bahwa masih banyak perusahaan yang masih kesulitan dalam proses implementasinya.
Terdapat beberapa tantangan atau kendala yang secara umum sering dihadapi perusahaan ketika mulai menyusun sistem payroll terbaru mereka.
Berikut adalah beberapa gambaran realita penggunaan sistem payroll pada sebuah perusahaan!
1. Transisi Payroll dari Manual ke Digital
Ketika sistem payroll menjadi semakin digital, ternyata banyak perusahaan yang masih menggunakan sistem merasa kesulitan untuk beralih dari kebiasaan manual mereka.
Hal ini sering terjadi karena kurangnya pemahaman teknologi atau keterbatasan anggaran untuk investasi pada software payroll dengan fasilitas lebih lengkap.
2. Kepatuhan terhadap Regulasi Pemerintah
Regulasi perpajakan dan ketenagakerjaan sering kali akan berubah menyesuaikan bentuk ekonomi, atau kondisi pemerintahan.
Perusahaan harus selalu memperbarui sistem mereka agar tetap sesuai dengan kebijakan pemerintah. Faktor ini kadang akan menjadi boomerang jika sistem payroll mereka tidak update ke aturan yang baru.
3. Keamanan Data Penting Karyawan
Dengan sistem payroll berbasis cloud, ada kekhawatiran tentang keamanan data karyawan yang mungkin bisa dibobol oleh orang tidak bertanggung jawab.
Oleh karena itu, memilih vendor yang memiliki sistem keamanan berstandar tinggi menjadi sangat penting dalam proses seleksi sistem payroll di perusahaan.
4. Kesalahan dalam Input Data Payroll
Meskipun sistem payroll digital sudah otomatis, jika HRD memasukkan data yang salah, maka hasil penggajian tetap bisa mengalami kesalahan.
Oleh karena itu, penting bagi HRD untuk memastikan data karyawan selalu diperbarui dengan benar dan mengikuti aturan kontrak yang berlaku.
5. Biaya Implementasi Sistem Payroll
Dalam kondisi realita, beberapa perusahaan kecil menengah masih mempertimbangkan biaya investasi sistem payroll sebagai beban tambahan.
Namun, jika dihitung dalam jangka panjang, penggunaan sistem payroll justru lebih menghemat biaya dibandingkan proses manual yang rentan kesalahan.
