Saat ini, banyak perusahaan sudah mulai beralih ke aplikasi gaji sebagai solusi modern yang lebih efisien dalam mengelola penggajian karyawannya.
Aplikasi gaji merupakan salah satu teknologi yang membangkitkan efektivitas perusahaan dalam mengelola penghasilan karyawan.
Namun sebelum itu, apakah Anda sudah dengan bentuk teknologi dalam aplikasi gaji?
Jika belum, maka sekarang saatnya mengenal teknologi ini secara mendalam melalui penjelasan dibawah ini. Simak dan pahami informasi dibawah ini!
Table of Contents
Apa Itu Aplikasi Gaji?
Sebagai bentuk pengenalan awal, mari sama-sama memahami terlebih dahulu pengertian dari aplikasi gaji secara dasar.
Berdasarkan fungsinya, aplikasi gaji adalah perangkat lunak yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam proses penggajian karyawan.
Teknologi software ini biasanya memiliki fitur-fitur seperti perhitungan gaji otomatis, pencatatan absensi, perhitungan tunjangan, potongan pajak, dan slip gaji secara digital.
Dengan menggunakan aplikasi ini, perusahaan dapat mengurangi kesalahan manusia, mempercepat proses penggajian, dan memastikan akurasi dalam pembayaran.
Aplikasi ini dirancang untuk meningkatkan perkembangan perusahaan menjadi lebih digital. Sehingga semua aspek tenaga kerja bisa puas dan loyal dalam menjalani pekerjaannya.
Manfaat Menggunakan Aplikasi Gaji
Sudah menjadi rahasia umum bahwa pengelolaan gaji yang akurat merupakan faktor penting untuk menjaga kesejahteraan karyawan dan keberlangsungan perusahaan.
Seiring dengan perkembangan teknologi, semakin banyak perusahaan yang beralih ke sistem aplikasi otomatis dalam mengelola penggajian dengan tujuan memperoleh kemudahaan.
Berikut merupakan beberapa manfaat penggunaan aplikasi gaji baik untuk perusahaan maupun karyawan!
1. Efisiensi dalam Waktu Penggajian
Proses penggajian yang dilakukan secara manual biasanya memakan banyak waktu dan tenaga. Aplikasi gaji bisa mempermudah proses ini menjadi lebih singkat dan mudah!
Penghitungan lembur, potongan pajak, tunjangan, dan komponen lain seringkali memerlukan perhitungan yang rumit.
Dengan fitur otomatis, semua perhitungan dapat dilakukan secara cepat dan tepat sesuai jumlah gaji yang telah ditetapkan.
2. Akurasi Data yang Tinggi
Selain memberikan proses perhitungan yang cepat, fitur dalam aplikasi gaji juga sudah menjamin keakuratan data dari sistem penyimpanan mereka.
Seperti yang kita ketahui, kesalahan dalam perhitungan gaji bisa menyebabkan ketidakpuasan karyawan dan masalah keuangan bagi perusahaan.
Oleh karena itu, akurasi ini sangat penting terutama untuk memastikan pemotongan pajak dan tunjangan dilakukan dengan benar.
Dengan bantuan fitur aplikasi gaji, tim HRD akan lebih mudah dalam mengatur penggajian bahkan hingga skala besar sekalipun.
3. Kepatuhan terhadap Regulasi
Di Indonesia, penggajian harus mematuhi berbagai aturan pemerintah seperti peraturan pajak penghasilan (PPh 21) dan program jaminan sosial (BPJS).
Aplikasi gaji biasanya sudah dilengkapi dengan fitur yang sesuai dengan peraturan pemerintah ini.
Hal ini memastikan bahwa perusahaan selalu patuh terhadap regulasi yang berlaku, dan mengurangi risiko masalah hukum di masa depan.
Semakin tepat pembayaran dana yang diwajibkan, maka akan semakin baik reputasi perusahaan di mata publik dan pemerintahan.
4. Transparansi dan Kepuasan Karyawan
Dengan teknologi ini, Karyawan dapat dengan mudah mengakses informasi terkait gaji mereka. Termasuk rincian tunjangan, potongan, dan bonus.
Transparansi ini meningkatkan kepercayaan karyawan terhadap perusahaan dan membantu menghindari ketidakpuasan terkait gaji.
Selain itu, slip gaji elektronik yang disediakan oleh aplikasi memungkinkan karyawan untuk memeriksa rincian penggajian kapan saja tanpa harus meminta slip gaji fisik.
5. Integrasi dengan Sistem HR Lainnya
Manfaat lain dari aplikasi gaji adalah kemampuannya untuk diintegrasikan dengan sistem lain yang digunakan perusahaan.
Setiap aplikasi gaji dijamin akan terhubung dengan sistem kelola SDM lainnya seperti manajemen absensi, sistem cuti, atau manajemen kinerja.
Integrasi ini memungkinkan data dari berbagai sumber untuk dikumpulkan secara otomatis tanpa harus menyusun laporan satu persatu.
Hali ini akan memudahkan HRD dalam melakukan analisis dan pelaporan terkait kinerja dan produktivitas karyawan.
6. Pembuatan Laporan Keuangan yang Akurat
Aplikasi gaji biasanya dilengkapi dengan fitur pembuatan laporan otomatis yang juga sudah dijamin sangat akurat dan sesuai realita.
Fitur Ini memudahkan perusahaan untuk melacak biaya gaji, tunjangan, dan pajak dalam bentuk laporan yang jelas dan terperinci.
Laporan-laporan ini sangat membantu dalam proses audit internal dan eksternal. Serta mempermudah manajemen dalam membuat keputusan berdasarkan data yang akurat.
7. Akses Mudah dari Mana Saja
Banyak aplikasi gaji berbasis cloud yang memungkinkan penggunanya untuk mengakses sistem dari mana saja dan kapan saja.
Penggunanya cukup terhubung ke internet, dan semua fitur dalam aplikasi ini bisa digunakan dimana saja dan kapan saja.
Ini sangat menguntungkan bagi perusahaan yang menerapkan sistem kerja jarak jauh, atau memiliki cabang di berbagai lokasi.
Karyawan dan HR bisa memantau penggajian tanpa harus pergi ke kantor hanya untuk merekap satu persatu data yang ada.
Fitur Utama Aplikasi Gaji
Segala bentuk kemudahan yang dihadirkan dalam aplikasi gaji tentu berasal dari kumpulan fitur yang super canggih.
Setiap aplikasi gaji pasti memiliki fitur-fitur yang mempermudah manajemen penggajian menjadi lebih efisien, akurat, dan otomatis.
Berikut ini merupakan beberapa fitur utama dalam aplikasi gaji yang pasti akan menyelesaikan berbagai bentuk permasalahan dalam penggajian.
1. Perhitungan Gaji Otomatis
Fitur utama dari aplikasi gaji adalah kemampuannya untuk menghitung gaji karyawan secara otomatis.
Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk menghindari kesalahan perhitungan yang sering terjadi saat dilakukan secara manual.
Beberapa komponen yang bisa dihitung secara otomatis antara lain:
- Gaji pokok berdasarkan jabatan atau level karyawan.
- Lembur yang dihitung sesuai jam kerja tambahan.
- Tunjangan seperti transportasi, makan, atau tunjangan lain yang sesuai dengan kebijakan perusahaan.
- Potongan seperti pajak penghasilan (PPh 21), BPJS, atau pinjaman karyawan.
Fitur ini memastikan akurasi dalam setiap perhitungan, sehingga HR dapat lebih fokus pada tugas-tugas strategis lainnya.
2. Pencatatan dan Pengelolaan Absensi
Fitur pengelolaan absensi sangat penting dalam penggajian, karena kehadiran karyawan secara langsung memengaruhi perhitungan gaji.
Aplikasi gaji biasanya dilengkapi dengan modul absensi yang dapat:
- Melacak jam kerja karyawan melalui mesin absensi atau aplikasi mobile.
- Mengelola cuti dan ijin yang terintegrasi dengan perhitungan gaji.
- Mendeteksi lembur dan melakukan penyesuaian otomatis pada gaji.
Dengan adanya fitur ini, perusahaan dapat memastikan pembayaran gaji sesuai dengan tingkat kehadiran dan jam kerja aktual.
3. Pelaporan Pajak Otomatis (PPh 21)
Aplikasi gaji yang baik biasanya sudah mendukung perhitungan dan pelaporan pajak, khususnya PPh 21 yang berlaku di Indonesia.
Fitur ini secara otomatis menghitung besaran pajak yang harus dipotong dari gaji karyawan berdasarkan aturan yang berlaku. Selain itu, aplikasi juga dapat:
- Membuat laporan pajak yang siap dilaporkan ke pihak berwenang.
- Menyediakan bukti potong pajak yang dapat diakses oleh karyawan.
Dengan otomatisasi ini perusahaan tidak hanya memastikan kepatuhan terhadap regulasi pajak, tetapi juga akan mengurangi risiko kesalahan dalam pelaporan.
4. Slip Gaji Elektronik
Fitur slip gaji elektronik memudahkan HR untuk mendistribusikan slip gaji secara digital melalui mobile masing-masing karyawan.
Karyawan bisa mengakses slip gaji mereka melalui email atau aplikasi yang sudah terhubung dengan sistem. informasi dalam slip gaji tersebut akan mencakup rincian:
- Gaji pokok.
- Potongan.
- Bonus dan tunjangan.
- Total yang diterima karyawan.
Hal ini membuat proses penggajian menjadi lebih cepat, hemat kertas, dan lebih transparan karena karyawan bisa melihat detail penggajiannya kapan saja.
5. Manajemen Bonus dan Insentif
Fitur manajemen bonus dan insentif memungkinkan perusahaan untuk mengelola bonus kinerja, insentif, atau komisi secara otomatis.
Terdapat dua bentuk manajemen bonus yang bisa dilakukan pada fitur ini, atara lain:
- Mengatur skema bonus berdasarkan kriteria kinerja atau target tertentu.
- Menghitung komisi untuk tenaga penjualan atau karyawan dengan sistem insentif.
Dengan fitur ini, HRD tidak perlu lagi menghitung bonus secara manual dan dapat memberikan penghargaan kepada karyawan sesuai dengan performa kerja mereka.
6. Fitur Keamanan Data
Keamanan data karyawan adalah prioritas utama dalam pengelolaan penggajian. Aplikasi gaji umumnya dilengkapi dengan fitur keamanan seperti:
- Enkripsi data untuk melindungi informasi pribadi karyawan.
- Akses berbasis peran, sehingga hanya pengguna tertentu yang dapat mengakses informasi sensitif seperti gaji karyawan.
- Backup data otomatis untuk memastikan data tidak hilang meskipun terjadi kesalahan sistem.
Fitur ini memberikan kepercayaan kepada perusahaan bahwa data karyawan mereka terlindungi dengan baik.
7. Laporan dan Analisis Penggajian
Aplikasi gaji juga menyediakan fitur pelaporan yang komprehensif dengan proses yang super cepat tanpa harus penyusunan manual.
Aplikasi gaji sudah membuat proses pembuatan laporan menjadi lebih digital. Dengan aplikasi ini, HRD dapat membuat laporan tentang:
- Total penggajian untuk periode tertentu.
- Pengeluaran perusahaan terkait gaji dan tunjangan.
- Performa karyawan terkait kehadiran, cuti, atau lembur.
Laporan ini berguna bagi manajemen untuk melakukan analisis, merencanakan anggaran, dan membuat keputusan strategis terkait pengelolaan SDM.
Rekomendasi Aplikasi Gaji
Perkembangan teknologi menghasilkan berbagai aplikasi gaji untuk memudahkan HRD dalam pengelolaan SDM perusahaan.
Berikut ini terdapat beberapa rekomendasi aplikasi gaji terbaik yang dapat membantu perusahaan Anda dalam mengelola penggajian!
1. OnTime Payroll
OnTime Payroll merupakan salah satu aplikasi gaji yang memiliki fitur yang sangat lengkap dan mudah untuk digunakan dalam berbagai bentuk bisnis atau usaha.
Aplikasi ini sudah berbasis cloud dan mendukung berbagai sistem perhitungan digital dengan rumus yang beragam (costum) dan bisa disesuaikan dengan kebutuhan setiap perusahaan.
Fitur unggulan OnTime Payroll:
- Perhitungan gaji otomatis menggunakan rumus costum
- Pembuatan laporan slip gaji digital melalui mobile
- Proses integrasi dengan sistem absensi online
- Perhitungan tunjangan, BPJS, dan pajak otomatis
- Pelaporan jumlah pengeluaran gaji super cepat
2. Gadjian
Gadjian adalah salah satu aplikasi gaji yang menawarkan berbagai fitur, mulai dari perhitungan gaji, pengelolaan tunjangan, hingga pelaporan pajak.
Kelebihan utama Gadjian adalah kemampuannya untuk mengelola absensi karyawan dan cuti secara otomatis, sehingga penghitungan gaji bisa dilakukan dengan akurat.
Fitur unggulan Gadjian:
- Perhitungan gaji secara otomatis berdasarkan kehadiran.
- Integrasi dengan BPJS dan pajak.
- Laporan penggajian yang detail dan mudah diakses.
- Pengelolaan tunjangan, potongan, dan bonus.
3. Talenta
Talenta merupakan aplikasi gaji yang juga menyediakan layanan berbasis cloud, sehingga data bisa diakses di mana saja dan kapan saja.
Dengan Talenta, perusahaan bisa menghitung gaji karyawan secara akurat, serta mengelola slip gaji secara digital.
Fitur unggulan Talenta:
- Fitur payroll yang otomatis dan akurat.
- Pengelolaan PPh 21 dan BPJS.
- Slip gaji digital yang dapat dikirimkan secara otomatis ke karyawan.
- Integrasi dengan berbagai sistem HR lainnya.
4. Jojonomic
Jojonomic pada dasarnya terkenal dengan fitur expense management-nya. Namun, aplikasi ini juga menyediakan solusi payroll untuk perusahaan.
Jojonomic memiliki sistem yang fleksibel untuk penghitungan gaji, serta memudahkan HR dalam mengatur tunjangan dan potongan sesuai kebijakan perusahaan.
Fitur unggulan Jojonomic:
- Pengelolaan penggajian yang fleksibel.
- Fitur untuk menghitung gaji harian, mingguan, atau bulanan.
- Laporan lengkap terkait gaji, pajak, dan tunjangan.
- Integrasi dengan bank untuk pembayaran otomatis.
5. Sleekr
Sleekr adalah aplikasi HRIS (Human Resource Information System) yang dilengkapi dengan fitur payroll.
Dengan antarmuka yang mudah dipahami, Sleekr menjadi pilihan banyak perusahaan dalam mempermudah proses penggajian.
Fitur unggulan Sleekr:
- Penghitungan gaji otomatis berdasarkan kehadiran dan cuti.
- Pengelolaan PPh 21 dan BPJS.
- Fitur slip gaji digital.
- Laporan penggajian yang komprehensif dan mudah diakses.
6. KaryaOne
KaryaOne adalah aplikasi HR buatan Indonesia yang menawarkan solusi pengelolaan gaji karyawan.
Dengan fitur yang lengkap, mulai dari pengelolaan absensi, cuti, hingga payroll, KaryaOne cocok digunakan oleh perusahaan kecil hingga menengah.
Fitur unggulan KaryaOne:
- Perhitungan gaji otomatis berdasarkan data absensi.
- Pengelolaan BPJS dan pajak.
- Fitur slip gaji digital yang bisa diakses karyawan kapan saja.
- Integrasi dengan sistem HR lainnya
Infromasi menarik, saya sangat setuju bahwa aplikasi gaji memang sangat dibutuhkan oleh perusahaan.