Hampir semua HRD atau manajer perusahaan tidak mempedulikan sebuah panduan memilih software absensi ketika membelinya.
Padahal jika dilihat realitanya, penggunaan sistem absensi yang salah akan memberikan dampak yang sangat besar bagi produktivitas perusahaan.
Pada artikel ini, kita akan membahas lebih rinci beberapa panduan yang mungkin harus diperhatikan perusahaan jika ingin beralih ke sistem absensi digital.
Jika perusahaan Anda sedang dalam tahap mencari sistem absensi terbaik, maka Anda harus memahami poin yang kami sajikan dalam artikel kali ini!
Penasaran? berikut adalah penjelasan lengkap dari panduan memilih software absensi yang tepat pada sebuah perusahaan.
Table of Contents
Kenapa Panduan Memilih Software Absensi Penting?
Pernahkah Anda mencoba untuk membeli sebuah barang, namun ternyata bentuknya tidak sesuai dengan ekspektasi awal Anda? Kira-kira apa yang akan Anda lakukan?
Beberapa orang mungkin akan kecewa dan jarang menggunakan barang itu. Namun, beberapa orang lainnya mungkin akan bertindak lebih serius dengan memberikan rating buruk pada toko tersebut.
Sama halnya dengan mengelola sistem dalam sebuah perusahaan. Hampir semua divisi mungkin memiliki sistem digital yang biayanya ditanggung oleh perusahaan langsung.
Memilih sistem digital yang baik dan berkualitas adalah tanggung jawab dari pihak divisi, dan penilaian efektivitasnya juga ditanggung oleh pihak yang sama.
Lalu apa yang terjadi jika ternyata sistem digital tersebut tidak memenuhi kebutuhan dari perusahaan? Dampak kecilnya mungkin Anda akan mendapatkan teguran biasa.
Namun, jika sistem tersebut mempengaruhi pola kerja perusahaan. Anda bisa saja mendapatkan surat peringatan dari pihak manajemen langsung.
Software absensi adalah bentuk sistem digital yang akan mempengaruhi semua pola kerja karyawan di sebuah perusahaan.
Sehingga, apabila Anda salah dalam memilih sistemnya, maka Anda akan mendapatkan penilaian buruk dari pihak perusahaan.
Kondisi inilah yang membuat Anda harus lebih berhati-hati, dan seharusnya mengikuti panduan dalam pemilihan software absensi yang tepat.
Panduan Memilih Software Absensi yang Tepat!
Setelah membaca kondisi diatas, apakah Anda masih ingin mengabaikan panduan memilih software absensi ini lagi?
Perlu diingat, meskipun di setiap software absensi pasti memiliki kelebihan dan kekurangan dalam penggunaannya.
Namun, meminimalisir terjadi kegagalan dalam implementasi aplikasi adalah aspek utama yang harus diperhatikan oleh para HRD.
Berikut adalah beberapa panduan untuk melihat software seperti apa yang baik untuk absensi karyawan!
1. Software Sudah Berbasis Cloud
Panduan pertama dalam memilih software absensi adalah memastikan bahwa seluruh data dalam aplikasi ini sudah berbasis cloud.
Cloud ini sendiri merupakan salah satu teknologi penyimpanan data yang hanya membutuhkan jaringan internet untuk segala bentuk aksesnya.
Teknologi cloud ini sangat penting dalam berbagai jenis software perusahaan saat ini. Tidak terkecuali software absensi yang menyimpan data penting dari para karyawan.
Oleh karena itu, pastikan software absensi karyawan sudah berbasis cloud agar Anda bisa mudah dalam mengelola datanya.
2. Pelacakan Kehadiran Sudah Berbasis GPS
Fungsi utama dari sebuah software absensi adalah untuk melacak kehadiran karyawan dalam berkerja sehari-hari.
Maka dari itu, memastikan bahwa segala bentuk pelacakan sudah sesuai secara real-time adalah hal penting yang harus diperhatikan HRD.
GPS merupakan salah satu teknologi yang sering kali digunakan untuk membantu sistem absensi dalam pelacakan kehadiran karyawan.
Dengan teknologi maps yang super canggih, GPS bisa menyesuaikan posisi dan area absensi sesuai dengan aturan yang diberikan perusahaan.
3. Sitem Pengelolaan Sudah Bersifat ESS
Pernahkan Anda merasakan bahwa penggunaan teknologi absensi justru tidak memberikan perubahaan apapun? Anda bahkan masih memasukkan data kehadiran secara manual pada aplikasi yang ada.
Kondisi tersebut tidak akan terjadi lagi jika software absensi Anda sudah bersifat employee self service (ESS).
Sistem ESS ini penting untuk digunakan pada sistem absensi digital perusahaan, dimana karyawan bisa mengatur kehadirannya pada aplikasi secara mandiri.
Perubahan sistem digital akhirnya semakin dirasakan HRD dalam berkerja, dan pengelolaan karyawan menjadi semakin mudah.
4. Teknologi Absensi Sudah Mendukung Biometrik
Jika perusahaan Anda sedang mengalami kesulitan dalam mengenalisa kehadiran palsu. Maka software absensi dengan sistem biometrik menjadi jawab terbaik untuk Anda.
Sistem biometrik ini merupakan salah teknologi yang memanfaatkan fitur DNA untuk mengecekan kehadiran karyawan.
Dalam penggunaannya, sistem ini akan mengenali wajah, sidik jari, atau bahkan kornea mata karyawan untuk proses absensi mereka.
Dengan data yang diambil dari postur tubuh yang nyata, data yang diperoleh juga akan semakin nyata. Sehingga HRD tidak perlu khawatir lagi terhadap kehadiran palsu.
5. Pengelolaan Cuti dan Izin Sudah Bisa Melalui Mobile
Di era digital yang semakin cepat ini, pengelolaan cuti dengan sistem manual mungkin tidak akan disenangi oleh pihak karyawan.
Banyak karyawan yang bahkan memilih keluar dari perusahaan karena pengelolaan cutinya yang terlalu lama untuk diproses.
Oleh karena itu, software absensi yang sudah memberikan fitur pengajuan cuti dari mobile adalah solusi tebaik untuk perusahaan saat ini.
Karyawan bisa dengan mudah mengajukan cuti, dan pihak HRD atau manajemen juga semakin mudah dalam memproses cuti tersebut.
Semua pihak akhirnya mendapatkan kemudahan dengan fitur-fitur yang disediakan oleh software absensi terbaik!
