Kelebihan dan Kekurangan Sistem Payroll Bank, Efektifkah?

Mengelola gaji karyawan secara manual kini semakin ditinggalkan, apalagi dengan hadirnya sistem payroll bank yang menawarkan kemudahan dan efisiensi.

Namun, apakah benar metode ini sepenuhnya efektif untuk operasional bisnis Anda? Agar lebih mengerti, Anda mungkin butuh informasi mendalam tentang sistem ini.

Dalam artikel ini, kita akan mengulas kelebihan dan kekurangan sistem payroll bank agar Anda bisa menentukan pilihan terbaik. Simak terus sebelum Anda memutuskan sistem penggajian yang paling sesuai!

Apa yang Dimaksud dengan Sistem Payroll Bank?

Sebelum membahas lebih jauh tentang manfaat dan risikonya, penting bagi kita untuk memahami apa sebenarnya yang dimaksud dengan sistem payroll bank.

Sistem payroll bank adalah metode pembayaran gaji karyawan yang dilakukan melalui fasilitas perbankan.

Dengan sistem ini, perusahaan cukup mengunggah data gaji secara digital ke platform bank, dan proses transfer ke seluruh rekening karyawan dilakukan secara otomatis.

Layanan ini biasanya disediakan oleh bank yang telah menjalin kerja sama dengan perusahaan, seperti BCA, Mandiri, BNI, hingga bank digital.

Penggunaan sistem ini menghilangkan kebutuhan transfer manual satu per satu, sehingga mempercepat proses dan mengurangi kemungkinan kesalahan.

Kelebihan Sistem Payroll Bank untuk Perusahaan

Jika Anda sedang mempertimbangkan untuk mengubah sistem penggajian perusahaan menjadi lebih modern dan terotomatisasi, maka payroll bank bisa menjadi solusi awal yang menjanjikan.

Beberapa keunggulan utama dari sistem payroll bank antara lain:

1. Efisiensi Waktu dan Tenaga

Payroll yang biasanya membutuhkan waktu berjam-jam kini bisa diselesaikan hanya dalam beberapa menit. Tim HR tidak lagi direpotkan dengan proses transfer manual yang menyita waktu.

2. Minim Risiko Human Error

Kesalahan penulisan nomor rekening, nominal, atau nama penerima bisa ditekan seminimal mungkin karena sistem sudah terotomatisasi dan divalidasi oleh sistem bank.

3. Keamanan Transaksi Lebih Terjamin

Sistem perbankan menggunakan protokol keamanan yang ketat seperti enkripsi data dan verifikasi berlapis, sehingga data payroll lebih aman dari potensi penyalahgunaan.

4. Dukungan Layanan Perusahaan

Bank umumnya menyediakan tim account manager atau customer service khusus untuk menangani kebutuhan payroll perusahaan, termasuk laporan mutasi dan dokumentasi.

5. Bukti Transfer Otomatis

Setiap transaksi terekam secara sistematis dan dapat digunakan sebagai dokumen audit yang sah, baik untuk kebutuhan internal maupun eksternal.

Kekurangan Sistem Payroll Bank yang Jarang Diangkat

Di balik kemudahan dan kepraktisannya, sistem payroll bank juga memiliki beberapa kekurangan yang sering kali tidak disadari atau jarang dibahas secara terbuka.

Sebagai bahan pertimbangan sebelum mengadopsi sistem ini sepenuhnya, berikut adalah beberapa hal penting yang perlu diperhatikan:

1. Biaya Transaksi Tambahan

Layanan payroll bank biasanya disertai dengan biaya administrasi tertentu per transaksi atau per bulan. Hal ini dapat menambah pengeluaran perusahaan jika tidak diperhitungkan sejak awal.

2. Ketergantungan pada Sistem Bank

Jika sistem bank mengalami gangguan atau pemeliharaan sistem, proses payroll bisa tertunda, dan ini dapat menimbulkan ketidakpuasan dari pihak karyawan.

3. Kurang Fleksibel untuk Skema Gaji Khusus

Jika perusahaan memiliki skema gaji yang kompleks seperti insentif variabel, bonus, atau potongan khusus, sistem bank belum tentu dapat menyesuaikan secara otomatis.

4. Integrasi Terbatas

Sistem payroll bank pada umumnya berdiri sendiri. Jika perusahaan menggunakan software HR atau akuntansi lain, maka proses integrasi data bisa menjadi tantangan teknis tersendiri.

Perbandingan Payroll Bank, Payroll Manual, dan Payroll HRIS

Dalam memilih sistem penggajian karyawan, perusahaan tentu perlu mempertimbangkan lebih dari satu opsi yang harus menjamin efektifitas.

Selain payroll bank, metode lain yang masih digunakan adalah payroll manual dan payroll berbasis HRIS (Human Resource Information System).

Agar lebih mudah melihat perbedaannya, berikut adalah perbandingan dari ketiga sistem:

Jika dilihat dari informasi tabel diatas, payroll manual cocok untuk perusahaan kecil dengan jumlah karyawan terbatas.

Sedangkan payroll bank cocok untuk perusahaan menengah yang ingin efisiensi. Kemudian, HRIS menjadi solusi menyeluruh bagi perusahaan besar maupun kecil yang memerlukan integrasi data lintas divisi.