Ketika Anda menggunakan HRIS, maka Anda harus memahami beberapa jenis teknikal HRIS yang akan berpengaruh besar di perusahaan.
Meskipun teknologi HRIS hanya akan digunakan oleh HRD, namun dampak dari penggunaan fiturnya akan dirasakan oleh seluruh karyawan.
Oleh karena itu, HRD wajib menguasai semua teknikal yang ada di dalam HRIS.
Pada artikel ini, kita akan mengenal lebih dalam beberapa jenis teknikal HRIS yang wajib dipelajari oleh HRD. Simak penjelasan lengkapnya berikut ini!
Table of Contents
Jenis-Jenis Teknikal HRIS untuk Perusahaan
Jika membahas teknikal HRIS, mungkin kita akan mengenal lebih dalam fitur-fitur yang ada di dalam aplikasi tersebut.
Karena secara umumnya, teknikal HRIS merupakan kemampuan pengoperasian suatu sistem atau teknologi untuk kebutuhan SDM di perusahaan.
Dalam penggunaan HRIS, terdapat beberapa kegiatan yang membutuhkan pengetahuan dalam teknikal agar hasilnya menjadi lebih maksimal.
Berikut adalah beberapa jenis teknikal HRIS yang harus diketahui oleh seorang HRD!
1. Data Core HRIS
Data core HRIS adalah sebuah teknikal yang menjadi fondasi utama dari semua sistem HRIS. Sistem ini berfungsi untuk menyimpan dan mengelola data utama karyawan, seperti:
- Informasi personal: Nama lengkap, alamat, tanggal lahir, status perkawinan, dan kontak darurat.
- Riwayat pekerjaan: Posisi, jabatan sebelumnya, durasi kerja, dan performa karyawan.
- Informasi kontrak kerja: Jenis kontrak (tetap atau kontrak), gaji dasar, dan tanggal mulai hingga akhir kontrak.
Dengan memahami teknikal dari core HRIS, maka HRD bisa memastikan semua data karyawan terpusat dan mudah diakses oleh pihak yang berkepentingan.
Bentuk dari teknikal ini biasanya akan mengikuti peraturan pemerintah terkait pengelolaan data karyawan.
HRD harus memahami batasan-batasan dalam penggunaan data pada aplikasi HRIS, dan paham akan proses perubahan yang terjadi di dalamnya.
Dengan akses data yang akurat, HRD dapat dengan cepat membuat laporan dan menganalisis tren karyawan untuk pengambilan keputusan yang lebih baik.
2. Talent Management System (TMS)
Talent management system merupakan salah satu teknikal yang berfokus pada pengelolaan talenta dalam perusahaan.
Jika seorang HRD mampu mengoperasikan sistem HRIS dengan teknikal TMS yang tepat, maka penyeleksian kandidat juga akan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Bentuk dari teknikal ini bisa bermacam-macam, seperti:
- Rekrutmen dan seleksi: Menyaring kandidat, menjadwalkan wawancara, dan memberikan skor berdasarkan kriteria tertentu.
- Pelatihan dan pengembangan: Menyediakan pelatihan yang relevan untuk meningkatkan keterampilan karyawan.
- Penilaian kinerja: Memantau capaian karyawan melalui KPI (Key Performance Indicators).
Biasanya, HRD akan mengintegrasikan sistem ini dengan teknologi analitik lainnya agar bisa mengidentifikasi kebutuhan pelatihan khusus berdasarkan performa kerja.
Dengan pemahaman teknikal yang baik, HRD bisa mendukung strategi pengelolaan SDM dengan lebih efektif.
3. Payroll Management System
Mengelola penggajian secara manual adalah tantangan besar bagi semua jenis perusahaan. Terutama bagi perusahaan dengan jumlah karyawan yang banyak.
Payroll management system salah satu bentuk teknikal HRIS yang dirancang khusus untuk menyelesaikan permasalahan dalam penggajian.
Dengan memahami bentuk dari teknikal ini, para HRD bisa mengelola penggajian dengan mudah. Berikut adalah beberapa bentuk teknikal dalam sistem payroll ini:
- Menghitung gaji secara otomatis: Berdasarkan jam kerja, lembur, dan potongan absensi.
- Memproses potongan pajak dan tunjangan: Sesuai dengan peraturan pajak lokal dan manfaat karyawan.
- Mengelola slip gaji digital: Memudahkan karyawan mengakses slip gaji mereka kapan saja.
Keakuratan yang ditawarkan oleh sistem ini mengurangi risiko kesalahan perhitungan gaji yang dapat menimbulkan ketidakpuasan karyawan.
Selain itu, Payroll management system sering kali dilengkapi dengan fitur kepatuhan regulasi untuk memastikan perusahaan tetap mematuhi aturan pemerintah.
4. Workforce Management System
Jenis teknikal HRIS ini sering kali digunakan untuk membantu perusahaan dalam mengatur jadwal kerja, absensi, dan manajemen waktu.
Dalam HRIS, terdapa beberapa fitur pengelolaan kehadiran karyawan seperti:
- Sistem absensi online: Memungkinkan karyawan untuk mencatat kehadiran melalui perangkat seluler atau aplikasi berbasis cloud.
- Perencanaan shift kerja: Membantu HRD mengatur jadwal shift yang adil dan efisien.
- Pemantauan produktivitas karyawan: Menggunakan data real-time untuk mengukur efisiensi kerja.
Sebagai seorang HRD, memahami cara kerja sistem ini akan membantu mereka untuk menghasilkan laporan yang lebih detail tentang pola kerja karyawan.
Contohnya seperti tingkat kehadiran dan produktivitas, informasi seperti ini dapat digunakan untuk mengidentifikasi masalah operasional dan merancang solusi yang tepat.
5. Learning Management System (LMS)
Pada dasarnya, investasi pada pengembangan karyawan adalah langkah strategis untuk keberlangsungan perusahaan.
LMS mungkin menjadi salah satu teknikal yang harus dipelajari oleh semua HRD. Dengan memahami aturan pelaksanaannya, HRD bisa mulai merancang pelatihan dan pengembangan melalui:
- Modul pelatihan online: Materi pembelajaran yang dapat diakses kapan saja dan di mana saja.
- Sertifikasi karyawan: Memberikan pengakuan resmi atas keterampilan baru yang diperoleh karyawan.
- Pelacakan kemajuan pembelajaran: Memantau sejauh mana karyawan telah menyelesaikan modul pelatihan yang diberikan.
LMS memungkinkan perusahaan untuk menghemat biaya pelatihan tatap muka sekaligus menciptakan budaya pembelajaran yang berkelanjutan.
Dengan sistem ini, perusahaan dapat memastikan bahwa karyawan memiliki keterampilan yang relevan dengan kebutuhan pasar yang terus berkembang.