kostumisasi penggajian karyawan sering kali diperlukan untuk menyesuai kebutuhan spesifik dari sebuah perusahaan.
Kostumisasi ini melibatkan penyesuaian komponen-komponen penggajian. Contohnya seperti tunjangan, potongan, lembur, dan komponen lainnya agar sesuai dengan kebijakan internal serta peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Pada artikel ini, kita akan menjelaskan secara lengkap tentang cara kostumisasi penggajian melalui aplikasi gaji OnTime Payroll (OTP).
OnTime Payroll (OTP) sendiri merupakan salah satu aplikasi dengan fitur kelola penggajian yang mampu mengkostum jumlah penggajian karyawan.
Ingin tau bagaimana caranya? Simak penjelasan lengkapnya berikut ini!
Table of Contents
Apa Itu Kostumisasi Penggajian?
Sebelum mencari tahu seputar cara kostumisasi penggajian, kita harus memahami terlebih dahulu pengertian dari proses kostumisasi tersebut.
Kostumisasi penggajian adalah proses penyesuaian sistem penggajian untuk memenuhi kebutuhan spesifik karyawan pada suatu perusahaan.
Setiap karyawan di perusahaan sering kali memiliki struktur gaji yang berbeda. Mulai dari komponen gaji pokok, tunjangan, bonus, hingga potongan pajak dan asuransi, semua jenis pemotongan akan didesuaikan dengan penghasilan bruto.
Proses kostumisasi ini memastikan bahwa sistem penggajian sesuai dengan kebijakan internal perusahaan, skala upah, dan undang-undang ketenagakerjaan yang berlaku.
Dalam kegiatan kostumisasi, para HRD sering kali akan dibantu oleh teknologi dari aplikasi gaji agar mempermudah sistem perhitungan di setiap jenis penggajian.
Proses kostumisasi juga tidak akan jauh dari sistem perumusan otomatis yang di sediakan dalam aplikasi gaji. Maka dari itu, aplikasi gaji bisa dikatan sebagai teknologi paling berpengaruh dalam proses kostumisasi penggajian karyawan.
Langkah-Langkah Kostumisasi Penggajian
Jika sudah memahami pengertian dari kostumisasi penggajian, maka sudah saatnya untuk memahami langkah-langkah yang harus dijalani HRD saat kostumisasi berlangsung.
Berikut ini terdapat beberapa langkah yang harus dipersiapkan HRD sebelum akhirnya mulai melakukan kostumisasi pada aplikasi gaji.
Setiap langkah ini akan sangat mempengaruhi fungsi fitur perhitungan pada aplikasi gaji!
Apa saja langkahnya? Simak penjelasan lengkapnya di bawah ini!
1. Identifikasi Kebutuhan Perusahaan
Langkah pertama dalam kostumisasi penggajian adalah mengidentifikasi kebutuhan dan jumlah gaji dari setiap karyawan di perusahaan.
Hal ini meliputi pemahaman mendalam mengenai struktur jabatan, dan komponen gaji apa saja yang diperlukan untuk mendukung struktur tersebut.
Misalnya perusahaan mungkin memerlukan sistem penggajian yang berbeda untuk karyawan tetap, karyawan kontrak, dan pekerja paruh waktu.
Maka kostumisasi juga harus menyesuaikan berbagai aspek tersebut agar bisa sesuai dengan jumlah gaji yang disepakati pada kontrak setiap karyawan.
2. Pilih Komponen Penggajian yang Perlu Dikustomisasi
Setelah mengidentifikasi kebutuhan, HRD akhirnya akan menentukan komponen penggajian dan aspek-aspek yang dianggap penting dalam perhitungan gaji.
Terdapa beberapa komponen yang sering kali memerlukan kostumisasi di tahap ini. Beberapa komponen tersebut antara lain:
-
- Gaji Pokok: Besaran gaji dasar yang diterima karyawan.
- Tunjangan: Seperti tunjangan makan, transportasi, atau tunjangan keluarga.
- Bonus dan Insentif: Bisa berupa bonus tahunan, bonus performa, atau komisi.
- Lembur: Pengaturan pembayaran lembur yang sesuai dengan aturan ketenagakerjaan.
- Potongan: Seperti pajak penghasilan, asuransi, atau iuran pensiun.
HRD harus benar-benar fokus dalam menentukan komponen gaji ini agar tidak terjadi kesalahan dalam perhitungan otomatis di aplikasi gaji.
3. Pilih Sistem Penggajian yang Tepat
Setelah kebutuhan teridentifikasi, pilihlah sistem penggajian yang dapat mendukung kostumisasi bebas dan bisa dibuat dengan berbagai jenis perhitungan.
Banyak perusahaan menggunakan software HRIS yang memiliki fitur perhitungan gaji yang memungkinkan kostumisasi penggajian secara fleksibel.
OnTime Payroll adalah salah satu contoh software HRIS/aplikasi gaji yang menyediakan sistem kostumisasi beragam untuk semua jenis pekerjaan di perusahaan.
4. Pastikan Kepatuhan dengan Regulasi
Selain jumlah perhitungan yang tepat, terdapat faktor paling krusial lainnya yang harus diperhatikan HRD ketika membayar gaji seorang karyawan.
Setiap kostumisasi penggajian pada dasarnya harus menyesuai dengan hukum ketenagakerjaan setempat. Beberapa aspek yang perlu diperhatikan pada faktor ini yaitu:
-
- Upah Minimum Regional (UMR/UMP): Setiap karyawan harus mendapatkan gaji setidaknya sesuai UMR/UMP yang berlaku di wilayah kerjanya.
- Pembayaran Lembur: Harus sesuai dengan aturan lembur yang diatur dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan.
- Pajak Penghasilan: Penghitungan potongan pajak (PPh 21) harus akurat dan sesuai regulasi.
Faktor-faktor tersebut jugas harus diperhatikan dengan baik agar perusahaan tidak terkena tuntutan hukum atau pinalti dari berbagai pihak kedepannya.
Cara Kostumisasi Penggajian Karyawan
Jika sudah memahami pengertian dan langkah awal sebelum kostumisasi penggajian, maka sekarang saatnya mencoba untuk melakukan proses kostumisasi tersebut pada aplikasi gaji.
Kali ini kita akan melihat cara kostumisasi penggajian karyawan pada aplikasi OnTime Payroll, yaitu salah satu aplikasi yang memiliki fitur terbaik dalam mengelola berbagai pembayaran gaji karyawan di perusahaan.
Ingin tau apa saja tahapnya? Simak dan pahami setiap tahap kostumisasinya berikut ini!
1. Masuk ke Menu Penggajian di Dashboard OTP
Pada tahap pertama, HRD harus memilih menu penggajian di dashboard OTP terlebih dahulu.
Selanjutnya, pilih “komponen gaji” untuk mulai mengisi informasi yang diperlukan dalam sebuah rumus penggajian.
2. Input Komponen Penggajian Sesuai Kebutuhan
Setelah masuk ke “komponen gaji”, HRD bisa menambahkan bentuk komponen kostumisasi baru dengan klik di “tambah”.
Atau jika ingin mengubah komponen yang ada, HRD bisa klik di nama komponen yang sudah ada pada tabel.
3. Bangun Rumus Kostumisasi Gaji Pada Fitur Formula
Setelah klik “tambah” untuk membuat kostumisasi baru, maka selanjutnya HRD harus mengisi data untuk informasi kostumisasi penggajian tersebut.
Selanjutnya, HRD harus menambahkan bentuk perhitungan setiap komponen gaji dengan mengklik “open editor” di bagian formula.
Jika sudah klik “open editor”, maka akan langsung dibawa ke halaman edit formula. Pada halaman ini HRD bisa melakukan kostum rumus untuk penggajian karyawan.
Setelah selesai membuat rumus penggajian, maka langsung klik “simpan” agar bisa digunakan langsung pada perhitungan gaji karyawan.
4. Masuk ke Menu Karyawan Untuk Pilih Kostumisasi Penggajian
Jika sudah mengatur kostumisasi rumus penggajian, maka saat masuk ke menu karyawan untuk mengatur perhitungan gaji.
HRD bisa mengklik nama karyawan untuk mulai menetapkan kostum rumus penggajian yang sudah dibuat. Apabila data karyawan belum ada, maka HRD bisa klik “tambah” untuk mengimput data karyawan tersebut.
Apabila sudah berada dalam halaman biodata diri karyawan, HRD bisa langsung klik “Gaji dan Tunjangan” untuk menyimpan pengaturan kostumisasi untuk karyawan tersebut.
Pada halaman “Gaji dan Tunjangan”, HRD bisa langsung memilih rumus potongan atau tambahan gaji yang sudah dibuat dengan mencentang di setiap komponen yang ada.
Setelah mencentang jenis komponen perhitungan gaji, klik “simpan” dan akhirnya penggajian karyawan tersebut akan otomatis terhitung seperti kostumisasi yang ada.
Kesimpulan
Itulah cara untuk proses kontumisasi penggajian karyawan dalam aplikasi OnTime Payroll (OTP).
Kostumisasi penggajian adalah langkah penting bagi perusahaan untuk memastikan bahwa sistem penggajian mereka sesuai dengan kebijakan internal dan regulasi ketenagakerjaan yang berlaku.
Dengan langkah yang tepat, kostumisasi penggajian dapat meningkatkan efisiensi, akurasi, dan kepatuhan perusahaan, serta mendukung kepuasan karyawan.
